Die Projektdokumentation hilft Ihnen sowohl während als auch nach der Umsetzung eines Projekts, die Effizienz von Prozessen und Mitarbeitenden zu steigern und festgestellte Fehler in Zukunft zu vermeiden.
In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin zeigen wir Ihnen, was man unter Projektdokumentation versteht und wie Sie vorgehen, um die verschiedenen Phase eines Projekts zu dokumentieren. Lernen Sie die wichtigsten Phasen und Inhalte der Projektdokumentation kennen und erfahren Sie, welche Vorteile die Projektdokumentation gerade auch im Auftragsmanagement für Sie und Ihr Vertriebsteam haben kann.
Was versteht man unter Projektdokumentation? – eine Definition
Bei der Projektdokumentation geht es darum, alle wesentlichen Daten und Unterlagen zu einem Projekt zu erfassen. Somit zielt die Projektdokumentation darauf ab, dass alle Beteiligten in jeder Projektphase einen Überblick über den aktuellen Projektstatus haben. Zudem können die Daten als valide Basis für künftige Entscheidungen herangezogen werden. Dazu werden z. B. Meilensteine, Fortschritte, bevorstehende Aufgaben sowie Veränderungen in Bezug auf Verantwortlichkeiten oder Fristen erfasst.
Außerdem bildet die Projektdokumentation die Grundlage für die Projektevaluation. Ein gut dokumentiertes Projekt liefert im Idealfall wichtige Informationen und Erkenntnisse, um bei ähnlichen Projekten in Zukunft Fehler und Verzögerungen zu vermeiden und Prozesse effizienter zu gestalten.
Wie funktioniert eine Projektdokumentation?
Auch wenn die Projektdokumentation während der Projektdurchführung aufgrund des zusätzlichen Aufwandes häufig vernachlässigt wird, ist es wichtig, sie bereits von Anfang an bei der Projektplanung zu berücksichtigen. Wie umfangreich die Dokumentation ausfällt, liegt im Ermessen und in der Verantwortung der Projektleitung. Wichtig ist, dass die Projektdokumentation nicht erst nach Projektabschluss erfolgt, sondern alle wesentlichen Unterlagen bereits während der Projektdurchführung erfasst und abgelegt werden.
Was sind die 5 wichtigsten Schritte der Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation kann als kleines „Projekt im Projekt“ betrachtet werden. In der Regel umfasst sie fünf Schritte:
1. Planung der Projektdokumentation: Eine Projektdokumentation sollte gut geplant und vorbereitet werden. Dabei bietet es sich an, die Planung der Projektdokumentation in die Planungsphase des entsprechenden Projektes zu integrieren. Auch hier gilt es, Ziele und Zwischenziele festzulegen und eigene Arbeitspakete festzulegen. Die Projektdokumentation beginnt also mit dem Projektauftrag.
2. Festlegung der Dokumentationsinhalte: Im zweiten Schritt gilt es festzulegen, was überhaupt dokumentiert werden soll – und was nicht. Dies ist zum einen wichtig, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Unterlagen und Informationen undokumentiert bleiben. Zum anderen lässt sich die Menge der erfassten Dokumente und Daten sowie der personelle Aufwand auf das Nötigste reduzieren. Die Inhalte und der Umfang der Projektdokumentation sind für jedes Projekt individuell festzulegen.
3. Festlegung der Ablagestruktur: Damit alle Projektbeteiligten bereits während des Projekts von der Projektdokumentation profitieren können, müssen alle erfassten Dokumente und Informationen jederzeit zugänglich sein. Dazu sollten Sie eine Ablagestruktur und einen Ablageort festlegen. So wissen alle am Projekt beteiligten Personen, wo sie relevante Projekte und Daten abzulegen haben, aber auch, wo diese im Bedarfsfall eingesehen oder abgerufen werden können. Für die Ablage und Verwaltung Ihrer digitalen und digitalisierten Dokumente empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), wie es die Plattform des DTAD bietet.
4. Definition der Verantwortlichkeiten: Im nächsten Schritt sollte mindestens eine Person benannt werden, die für die Projektdokumentation verantwortlich ist. Bei größeren Projekten hat es sich bewährt, Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitspakete der Projektdokumentation zu definieren.
5. Archivierung der Projektdokumentation: Nach Projektabschluss sollten Sie die vollständige Projektdokumentation archivieren. Die Dokumentation wird jetzt nicht mehr für das Projekt benötigt, kann aber als Grundlage für die Nachbereitung und Evaluierung dienen.
- Welche Erfahrungen lassen sich aus dem dokumentierten Projekt für ähnliche Projekte in der Zukunft ableiten?
- Welche Fehler lassen sich bei künftigen Projekten vermeiden?
Auch bei der Archivierung der Projektdokumentation sollten Sie einen eindeutigen Ablageort festlegen, damit alle erfassten Dokumente und Informationen nachträglich einfach und schnell auffindbar sind.
Was gehört in eine Projektdokumentation?
Welche Dokumente erfasst werden und wie umfangreich die Projektdokumentation ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. der Branche, der Unternehmensgröße sowie der Art und dem Umfang des Projekts bzw. des Auftrags.
Grundsätzlich gilt für die Projektdokumentation, dass alle wesentlichen Informationen und Unterlagen erfasst bzw. aufbewahrt werden, welche die Anforderungen an das Projekt und den Projektverlauf wiedergeben. Relevante Dokumentationsinhalte sind z. B.:
- Projektauftrag
- Verträge
- Meilensteine
- Projektberichte
- Korrespondenz
- Protokolle von Meetings und Workshops
- Entscheidungen des Lenkungsausschusses
- Projektpläne
- Zeitpläne
- Projektbudget
- Projektmethoden
- Dokumente zu Projektergebnissen
Welche Phasen gibt es bei der Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation sollte in jeder Projektphase erfolgen und orientiert sich deshalb an den drei typischen Phasen des Projektmanagements:
- Projektplanung
- Projektumsetzung
- Projektabschluss
Projektdokumentation während der Projektplanung
Bereits die erste Phase des Projektmanagements – die Projektplanung – sollten Sie dokumentieren. Der Projektplan beinhaltet im Wesentlichen den zeitlichen Ablauf und das Budget für Ihr Projekt. Die Dokumentation dieser Projektphase betrifft dementsprechend vor allem die Entscheidungen, die zur Ausgestaltung des Projektplans geführt haben. Denn so lässt sich bei der späteren Projektauswertung feststellen, ob bereits in der Planungsphase Fehlentscheidungen getroffen wurden, die im Projektverlauf zu zeitlichen oder finanziellen Engpässen führten.
Projektdokumentation während der Projektumsetzung
Während der Umsetzung des Projekts werden in erster Linie die Arbeitszeiten, Leistungen und Kosten dokumentiert. Ziel der Projektdokumentation während des Projekts ist es, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, die Effizienz der Prozesse sowie die Leistung der Projektbeteiligten und der genutzten Ressourcen im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleichs zu analysieren. So können Sie bereits während des Projekts messen, wie effizient und budgetgerecht die Umsetzung erfolgt.
Projektdokumentation beim Projektabschluss
In der Abschlussphase geht es darum, die gesammelten Dokumente und Daten zusammenzufassen und das Projekt zu evaluieren. Auf Grundlage der Projektdokumentation lassen sich nun Projektberichte erstellen. Ziel ist es, herauszufinden, was gut und was schlecht lief, wo effizient und wo weniger effizient gearbeitet wurde und welche Erkenntnisse („Lessons learned“) Sie für ähnliche Projekte in Zukunft ableiten können.
Wie kann man ein Projekt evaluieren? Wie wertet man Projekte aus?
Die Projektdokumentation bildet die wichtigste Grundlage, um ein Projekt während und nach der Umsetzung zu evaluieren. Bei der Projektevaluierung werden zunächst die erfassten Dokumente und Informationen ausgewertet, um die erzielten Ergebnisse festzuhalten.
Im nächsten Schritt werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den ursprünglich definierten Projektzielen verglichen. Dieser Soll-Ist-Vergleich hilft Ihnen, ein klares Verständnis von Ihrem Projekt zu erlangen:
- Was lief gut, was weniger gut?
- Wurden alle Aufgaben bzw. Arbeitspakete erfüllt?
- Wurden alle Zeit- und Budgetpläne eingehalten?
Die Ergebnisse der Projektevaluation dienen Ihnen schließlich als Basis, um innerhalb des laufenden Projekts Änderungen vorzunehmen und die Projektdurchführung effizienter zu gestalten. Nach Projektabschluss können Sie die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um eventuelle Fehler bei ähnlichen Projekte in der Zukunft zu vermeiden oder feste Workflows im Rahmen des Prozessmanagements zu optimieren.
Was sind die Vorteile der Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation bietet verschiedene Vorteile nicht nur für die Umsetzung des dokumentierten Projektes selbst, sondern auch für die Planung und Durchführung nachfolgender Projekte.
Die wichtigsten Vorteile der Projektdokumentation sind:
- Sammlung wichtiger Dokumente und Daten
- Rechtssicherheit
- Genauerer Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen
- Transparente Kommunikation im Team
- Erkenntnisse für künftige Projekte („Lessons learned“)
- Einfachere Berichterstattung gegenüber Kunden und anderen Abteilungen
Was bringt die Projektdokumentation für das Auftragsmanagement?
Auch Projekte im Auftragsmanagement sollten systematisch dokumentiert werden. Denn die Vorteile der Projektdokumentation lassen sich auch für die Durchführung und Evaluierung von Akquise-Projekten und Ausschreibungen gewinnbringend nutzen.
So behalten alle Beteiligten bei Projekten zur Kundengewinnung stets den Überblick:
- Wer ist für welche Arbeitspakete oder Themenbereiche verantwortlich?
- Welche Aufgaben stehen als nächstes an?
- Welche Fristen sind einzuhalten (z. B. bei Ausschreibungen, Bauaufträgen oder Projekten aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich)?
Die DTAD Plattform – effektive Projektdokumentation mit Workflow-Boards
Die DTAD Plattform unterstützt Sie bei der Dokumentation Ihrer Akquise-Projekte. Mit dem digitalen Tool des DTAD wissen alle im Team, in welcher Phase Ihres Projekts sie sich gerade befinden. Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Fristen und Kommentare sind dank visueller Darstellung jederzeit direkt sichtbar.
Relevante Ausschreibungen im öffentlichen und gewerblichen Sektor können Sie mit wenigen Klicks auf eigene Workflow-Boards legen. Der Vorteil: Sie behalten jederzeit die Übersicht über Ihre aktuellen Akquise-Projekte und können beispielsweise frühzeitig bei endenden Fristen oder Engpässen reagieren.
Fazit: Projektdokumentation – mehr Effizienz und Erfolg auch im Auftragsmanagement
Auch wenn viele Unternehmen den personellen und zeitlichen Aufwand scheuen, um ihre Projekte von der Initiierung bis zum Abschluss zu dokumentieren, sollte die Projektdokumentation bei jedem Projekt von Anfang an eingeplant werden.
Die erfassten Daten helfen zum einen, Abweichungen von Soll-Werten frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren. Zum anderen lassen sich auf Grundlage der Projektdokumentation wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um festgestellte Fehler künftig zu vermeiden und vergleichbare Projekte effizienter umzusetzen.
Auch im Auftragsmanagement sorgt die Projektdokumentation für mehr Überblick und Struktur im Vertrieb. Ein leistungsstarkes digitales Tool wie die DTAD Plattform hilft Ihnen, Akquise-Projekte erfolgreicher umzusetzen, neue Kunden und Aufträge zu gewinnen und Ihren Umsatz zu steigern.
Was versteht man unter Projektdokumentation? – eine Definition
