IM WANDEL: TRENDS UND PROGNOSEN FÜR DIE ZUKUNFT DES PROJEKTMANAGEMENTS

Projektmanagement bedeutet Changemanagement

Die Veränderungen im Projektmanagement finden auf allen Ebenen statt – bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes genauso wie bei der effizienten Nutzung von Marktdaten. Das wirkt sich auf jede einzelne Phase eines Projekts aus: auf die Planung und Steuerung sowie das Monitoring und Controlling.

Das Management steht vor der Herausforderung, bewährte Methoden an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Um den Erfolg des eigenen Projektmanagements langfristig zu sichern, sollten Unternehmen diesen Wandel als integrales Element innerhalb ihrer Arbeitsstrukturen begreifen. Denn dieser Umbruch beeinflusst ebenso alle Teilaspekte des Projektmanagements - von den klassischen Projektmanagement-Methoden über die Kompetenzen zukünftiger Projektmanager:innen bis hin zum Einsatz neuer digitaler Projektmanagement-Tools.

Hybride Arbeitswelten: Zwischen New Work und Digitalisierung

Der Wandel in der Arbeitswelt ist spürbar. Dezentrale Arbeitsumgebungen und digitale Tools bringen Dynamik in das Projektmanagement. Flexible Arbeitsmodelle, Gleitzeit und Remote Work sind gefragt; hybride Formen aus Home-Office und Büropräsenz immer öfter die Regel.

Für das Projektmanagement ergeben sich Chancen und Herausforderungen zugleich:

Beispiel 1: Recruiting von Projektmanager:innen

Bei der Ansprache qualifizierter Arbeitskräfte verliert der Stand- bzw. Wohnort der Projektmanager:innen zunehmend an Bedeutung. Aufgaben können sprichwörtlich von überall erledigt werden. Fachkräfte und deren Know-how sowie Soft-Skills sind weltweit verfügbar, werden Sprachbarrieren, Zeitunterschiede und kulturelle Gegebenheiten im Projektmanagement berücksichtigt.

Beispiel 2: Kommunikation im Projektteam

Ohne die räumliche Nähe fehlt bei Hybrid Work der persönliche Kontakt im Büro. Ein beiläufiger Austausch über ein Projekt, Ziele oder die nächsten Phasen ist erschwert. Verbale und mimische Hinweise scheinen verloren. Zwei Faktoren sind daher besonders wichtig:

• eine funktionierende digitale Kommunikations-Infrastruktur, die Wissenstransfer, aber auch verbalen und mimischen Austausch im Team ermöglicht
• eine Projektleitung, die über fachliche und soziale Kompetenz verfügt, ihre Projektmitglieder über effektive Kommunikationskanäle verbindet, Nuancen im Gespräch erkennt und frühzeitig auf Schmerzpunkte reagiert

Schafft ein Unternehmen die ideale Basis für sein Projektteam, müssen für Meetings längst nicht mehr alle Projektbeteiligten im selben Raum oder gleichen Land sitzen. Projektorganisation, Projektplanung und alle nachfolgenden Prozesse können reibungslos funktionieren, um Projekte aus der Ferne zum Erfolg zu führen.

Beispiel 3: Kollaboratives Arbeiten

Neben der Kommunikation im Projektteam ist die Verfügbarkeit von Daten und Arbeitsmitteln ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Projektmanagement-Software und digitale Tools spielen auch an dieser Stelle eine entscheidende Rolle.

Je nach Ausstattung visualisieren smarte Funktionen, wie Aufgabenlisten und Kanban-Boards, wichtige Informationen über die Planung und Steuerung, zum Fortschritt und zu den Prozessen in Echtzeit. Das gesamte Team ist im Projekt up-to-date. Arbeitsstand, Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten sind jederzeit sichtbar. Integrierte Chat- und Kommentarfunktionen sowie geteilte Teamkalender sichern den Informationsaustausch zentral an einer Stelle. Projektleiter, das Team und das Management erhalten automatisiert Einblicke in die für sie relevanten Inhalte und Ergebnisse.

Beispiel 4: Digitalisierung im Projektmanagement

Der digitale Fortschritt bietet dem modernen Projektmanagement mit Big Data, Automatisierung, Künstlicher Intelligenz und ähnlichen Entwicklungen ein enormes Potenzial. Nachhaltige Veränderungen gibt es bereits jetzt, weil Datenerhebung, Datenanalyse, Vernetzung und Automatisierung in immer größerem Umfang eingesetzt werden. Unternehmen erhalten so vielfältige Möglichkeiten, um ihr Projektmanagement mit tieferen Marktanalysen und effizienteren Prozessen zukunfts- und wettbewerbsfähig zu gestalten.

Mit dem richtigen Einsatz der technologischen Möglichkeiten lassen sich Ressourcen spürbar schonen. Doch der digitale Wandel ist kein Selbstläufer. Er erfordert ein strukturelles Umdenken innerhalb des gesamten Unternehmens. Ein kontinuierliches Changemanagement ist gefragt - denn es ist die Grundlage für die sinnvolle Verknüpfung digitaler Anwendungen mit den Aufgaben und Abläufen im Projektmanagement.

Hybride Methoden: Zwischen klassischen und agilen Ansätzen

„Klassische" Projektmanagement-Methoden, wie die Wasserfall-Methode, Scrum, KANBAN oder die Six-Sigma-Methode, bieten in Kombination mit agilen Ansätzen mehr Flexibilität im Projektmanagement. Die bewährten Projektmanagement-Methoden werden in einen neuen Kontext eingebunden und passen sich so an die zukünftigen Bedingungen an. Gleichzeitig ergeben sich neue Einsatzbereiche. Die Scrum-Methode mit ihrem Ursprung in der Softwareentwicklung findet schon heute in verschiedensten Bereichen ihren Einsatz.

Die Stärken kombinierter Projektmanagement-Modelle nutzen

Die Verknüpfung einer per Definition „klassischen" Methode und dem Agile-Ansatz bedeutet auf den ersten Blick mehr Komplexität. Das gilt insbesondere für die Entscheidungen der Projektleitung über die konkrete Arbeitsweise, die mit dem Agile-Modell verbunden werden soll.

Zum Finden der geeigneten Methode sind grundsätzliche Fragen zu klären:

• Wie groß ist das Team? KANBAN passt zum Beispiel für größere Teams, während andere Ansätze - wie die Critical Path Method - für kleinere Teams besser geeignet sind. Die Wasserfall-Methode wiederum bietet eine klare Aufteilung von Abläufen, Aufgaben und Zuständigkeiten für vielschichtige Projekte mit mehreren Beteiligten.
• Wie komplex ist das Projekt? Bei einem großen Projektumfang und häufigen Projektänderungen steigen die Ansprüche an die Methode und an die beteiligten Projektmanager:innen. Lineare Ansätze, wie das Wasserfall-Modell, werden solchen Anforderungen nicht gerecht. Konzentriert sich das Management beispielsweise auf den gesamten Lebenszyklus eines Projekts, sind dynamische agile Methoden wie die Dynamic Systems Development Method die bessere Wahl.
• Wo liegt der Schwerpunkt des Projektmanagements? Bei dieser Fragestellung geht es darum, wie das Ziel eines Projekts konkret erreicht werden soll. Critical Chain-Projektmanagement zum Beispiel verbessert den Ressourceneinsatz. Das bringt mehr Effizienz und schnellere Ergebnisse. Six Sigma unterstützt die ständige Verbesserung von Prozessen, um Fehler zu vermeiden. Je nach Methode liegt der Fokus stärker auf den Abläufen oder den Menschen - wie es etwa ein Agiles Projektmanagement vorsieht.

Durch die Kombination klassischer und agiler Methoden entstehen neue Ansätze, die vor allem die Zusammenarbeit im Team optimieren können. Individuelle Stärken und Skills der Projektmanager:innen können gezielter genutzt werden. Gleichzeitig fördern Agile Scrum, Agile KANBAN und weitere hybride Projektmanagement-Methoden die Effizienz von Prozessen.

Neue Methoden, bessere Technologien: Mehr Momentum für Projektmanagement-Prozesse

Die Digitalisierung sorgt für mehr Dynamik auf vielen Ebenen.

Mehr Insights: Der Projektleitung stehen große Datenmengen zur Verfügung, von tagesaktuellen Marktentwicklungen bis hin zu detaillierten Aufschlüsselungen bei Einzelprojekten. Das heißt in der Praxis:

• Daten werden zu einer der wichtigsten Ressourcen.
• Analyse- und Prognose-Tools bieten tiefe Einblicke – nicht nur in interne Prozesse, sondern auch in die aktuelle Marktsituation.
• Das Monitoring des Wettbewerbs und das Erkennen von Trends werden erleichtert.
• Projekte lassen sich proaktiv und mit Blick auf die Zukunft planen und umsetzen.

Mehr Transparenz: Alle Aspekte des Projektmanagements werden durch die umfassende Datenanalyse transparenter abgebildet. Fragen können schneller geklärt und Projekte datenbasiert bewertet werden:

• Sind die Management-Prozesse effizient aufeinander abgestimmt?
• Wie weit ist die Projektplanung fortgeschritten?
• Welche Aufgabe liegt bei welchem Projektmanager?
• Lässt sich der Inhalt für jede Aufgabe klar definieren?
• Werden die festgelegten Deadlines eingehalten?
• Wird das Projektziel erreicht?

Projektmanagement-Tools visualisieren alle diese Informationen transparent in Workflows, ähnlich einem KANBAN-Board. Alle Projektbeteiligten sehen jederzeit den aktuellen Projektstand. So muss nicht jeder Schritt zum Ziel explizit kommuniziert werden. Das erleichtert auch die Aufgabe der Projektleitung, Projektziele effizient zu erreichen.

Mehr Produktivität: Im Projektmanagement kann die verbesserte Transparenz direkt in größere Produktivität umgesetzt werden. Die Projektleitung hat so mehr Möglichkeiten, um unterstützend auf die Durchführung von Projekten einzuwirken und positive Impulse zu setzen.

Das beginnt bei der Planung und reicht bis zur abschließenden Analyse. Mit digitalisierten Prozessen ist ein besseres Monitoring in Echtzeit für jede Projektphase möglich. Faktoren für Erfolg und Misserfolg, potenzielle Risiken oder Einsparmöglichkeiten von Ressourcen - all das lässt sich aus den gewonnenen Daten ablesen.

Damit lassen sich aktuelle Ziele besser und schneller erreichen - und somit mehr erfolgreiche Projekte umsetzen. Darüber hinaus können die Erkenntnisse auf zukünftige Projekte übertragen werden.

Mehr Effizienz: Smarte Software-Lösungen übernehmen viele zeitaufwändige Aufgaben, die ansonsten personelle Ressourcen in einem Projekt binden. Dazu zählen etwa die Auftragsrecherche, die Analyse von Märkten und Trends sowie die Übersicht über tagesaktuelle Updates.

Unternehmen haben damit eine bessere Grundlage für eine vorausschauende Planung und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Digitales, agiles Projektmanagement: Einfach gestaltet

Digitalisierung, agile Methoden, hybride Varianten und dezentrale Arbeitsumgebungen bringen mehr Komplexität ins Projektmanagement. Smarte Projektmanagement-Software hat die Aufgabe, komplexe Prozesse übersichtlich zu gestalten. Richtig eingesetzt, sorgt sie für Transparenz und Einfachheit im Projektmanagement. Sie automatisiert Prozesse und stellt die Tools für ein kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten bereit.

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