PROZESSMANAGEMENT – ARBEITSABLÄUFE STEUERN UND OPTIMIEREN

In einem prozessorientierten Unternehmen ist das Prozessmanagement unverzichtbar, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und auf die Kundenbedürfnisse auszurichten.

In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erklären wir, was man unter Geschäftsprozessmanagement versteht und welche Ziele es verfolgt. Sie lernen die wichtigsten Methoden des Prozessmanagements kennen und bekommen einen ersten Eindruck davon, wie Sie ein Prozessmanagement für Ihr Unternehmen einführen und aufbauen.

Was macht man im Prozessmanagement?

Prozessmanagement (auch Geschäftsprozessmanagement, engl. Business Process Management, BPM) meint allgemein die Steuerung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen.

Ein Prozess definiert sich als wiederkehrende Abfolge von Arbeitsschritten, die stets in derselben Reihenfolge durchgeführt werden. Man unterscheidet zwischen Managementprozessen, Kernprozessen und unterstützenden Prozessen. Die Kernprozesse sind dabei wettbewerbsentscheidend, denn sie umfassen alle wertschöpfenden Aktivitäten Ihres Unternehmens und erfüllen die Bedürfnisse Ihrer Kunden.

Die zentrale Fragestellung im Prozessmanagement lautet: Wer macht was, wann, wie und womit?

Die Antworten darauf liefern Ihnen die notwendigen Informationen über die Abläufe Ihrer Wertschöpfungskette. Ziel des Prozessmanagements ist es, Arbeitsprozesse abteilungsübergreifend effizienter und vor allem kundenorientiert zu gestalten.

Welche Arten des Prozessmanagements gibt es?

Im Prozessmanagement wird zwischen einem kurzfristigen und einem langfristigen Kreislauf der Prozesssteuerung unterschieden. Der kurzfristige Kreislauf wird als operatives Prozessmanagement bezeichnet; die langfristige Steuerung von Arbeitsprozessen dagegen erfolgt im Rahmen des strategischen Prozessmanagements.

Operatives Prozessmanagement (OPM): Beim operativen Prozessmanagement wird der gesamte Lebenszyklus aus Planung, Durchführung, Überwachung und Prozessoptimierung innerhalb eines kurzen Zeitraums durchlaufen – in der Regel innerhalb von einem Geschäftsjahr. Dabei liegt der Fokus auf den Arbeitsabläufen eines bestimmten Bereichs Ihres Unternehmens an den Schnittstellen zu anderen Abteilungen.

Strategisches Prozessmanagement (SPM): Das strategische Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz, bei dem Sie sich nicht nur auf bestimmte Prozesse oder Bereiche fokussieren, sondern das „große Ganze“ in den Blick nehmen: Ziel des SPM ist es, alle (Kern-) Prozesse langfristig auf Ihre Unternehmensziele und Ihre Unternehmensstrategie auszurichten. Dazu formulieren Sie konkrete Anforderungen, die Ihre Prozesse erfüllen müssen.

Was versteht man unter Workflow-Management?

Unter Workflow-Management versteht man die Digitalisierung und / oder Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf oder Vorgang, der sich aus mehreren wiederkehrenden Arbeitsschritten zusammensetzt, die zueinander in Abhängigkeit stehen. Ein solcher Vorgang bezieht sich normalerweise auf den Teil eines Geschäftsprozesses, der IT-gestützt ausgeführt werden kann.

Beim Workflow-Management geht es darum, die genaue Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte detailliert abzubilden und mithilfe einer speziellen Software – eines Workflow-Management-Systems – aktiv zu steuern.

Was ist das Ziel von Prozessmanagement?

Das Prozessmanagement zielt im Wesentlichen darauf ab, die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Informationen über Ihre Arbeitsabläufe optimal zu nutzen, um Ihre Wertschöpfungskette möglichst effizient zu gestalten.

Dazu ist es wichtig, Prozesse zu identifizieren bzw. zu entwickeln, durchzuführen, zu überwachen und Potenzial für die Prozessoptimierung zu erkennen. Im Rahmen der Prozessoptimierung verfolgt das Geschäftsprozessmanagement darüber hinaus mehrere Einzelziele:

• Effizienzsteigerung
• Kostensenkung
• Qualitätsverbesserung
• Flexibilitätsoptimierung
• Transparenzförderung
• Kundenorientierung

Die 5 wichtigsten Prozessmanagement-Methoden im Überblick

Um die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen effektiv zu steuern und zu optimieren, stehen Ihnen verschiedene Ansätze und Konzepte zur Verfügung.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen groben Überblick über die fünf wichtigsten Methoden des Prozessmanagements. Welche Methode für Ihr Unternehmen infrage kommt, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Branche und der Unternehmensgröße ab:

1. Business Process Reengineering (BPR): Bei diesem Ansatz geht es nicht primär darum, einzelne Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Vielmehr sollen alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens radikal neugestaltet und auf Ihre Kunden ausgerichtet werden. Dabei findet im Idealfall ein grundlegendes Umdenken statt, bei dem Ihr Unternehmen von einer funktionsorientierten Ablauforganisation in eine prozessorientierte Organisation transformiert wird.

2. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung soll die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen durch kleine, stetige Maßnahmen – im Gegensatz zu bahnbrechenden Innovationen und Veränderungen – gesteigert werden. KVP wird häufig mit der japanischen Philosophie des Kaizen in Verbindung gebracht, die in den 1950er-Jahren aus der Qualitätsbewegung heraus entstanden ist.

Ziel der KVP ist die stetige Qualitätsverbesserung in verschiedenen Bereichen, z. B. in der Produktion, der Montage oder im Service. Entscheidend ist die Integration des KVP in die Unternehmenskultur. Zu diesem Zweck sind die Mitarbeitenden der jeweiligen Unternehmensbereiche aufgefordert, an der Prozessoptimierung mitzuwirken und entsprechende Verbesserungsvorschläge einzureichen.

3. Lean Management: Das sogenannte „schlanke“ Management ist eine weitere Methode der kontinuierlichen Optimierung von Arbeitsprozessen. Ziel ist es, die gesamte Wertschöpfungskette fortlaufend effizienter zu gestalten, um Verschwendung zu vermeiden. Somit dient Lean Management zum einen der Kostensenkung und zum anderen der Kundenorientierung. Denn durch die bestmögliche Wertschöpfung können hochwertigere Produkte und Dienstleistungen zu günstigeren Preisen angeboten werden.

4. Process-Mining: Hierbei handelt es sich um eine digitale Methode, mit der Arbeitsprozesse anhand von Daten rekonstruiert und systematisch ausgewertet werden. Eine spezielle Process-Mining-Software analysiert die in Ihren IT-Systemen vorhandenen Daten zu einem Prozess und bildet diesen in einem Prozessschaubild ab. Anhand dessen können Sie ablesen, ob der Prozess in der Praxis tatsächlich so abläuft wie vorgesehen und welche Optimierungspotenziale es gibt.

5. Robotic Process Automation (RPA): Die robotergestützte Prozessautomatisierung bietet sich vor allem für wiederkehrende, manuelle, zeitaufwändige und fehleranfällige Tätigkeiten an. Diese werden von Software-Robotern – sogenannten „Bots“ – erlernt und automatisiert ausgeführt. Beispiele für die Prozessautomatisierung per RPA sind standardisierte Online-Bestellprozesse (Versand von Bestellbestätigung, Rechnungstellung usw.) und die Bearbeitung von Kundenanfragen.

Wie baut man ein Prozessmanagement auf?

Um die Prozessorientierung in Ihrem Unternehmen durch Einführung von Prozessmanagement zu erhöhen, sind häufig tiefgreifende Veränderungen erforderlich.

Im Idealfall markiert die Implementierung einen Paradigmenwechsel, der langfristig dazu führt, dass die Mitarbeitenden auf allen Unternehmensebenen prozessorientiert denken. Um zu verstehen, was für den Aufbau eines Prozessmanagement erforderlich ist, müssen wir uns mit den einzelnen Phasen des Prozessmanagement-Lebenszyklus vertraut machen:

1. Planung und Gestaltung: In der ersten Phase des Prozessmanagements geht es darum, bestehende Prozesse als solche zu identifizieren oder neue Prozesse zu planen.

2. Durchführung: Im nächsten Schritt werden die jeweiligen Aufgaben gemäß den dokumentierten oder neu gestalteten Prozessen in der Praxis ausgeführt.

3. Überwachung: Die Prozessüberwachung dient dem Zweck, den Ist-Zustand von Prozessen zu messen, um festzustellen, ob die Prozessdurchführung den Soll-Vorgaben entspricht. So kann beispielsweise beurteilt werden, ob Arbeitsprozesse konsistent ablaufen und zu einer gleichbleibend hohen Produkt- oder Servicequalität führen.

Ein Teilbereich der Prozessüberwachung ist auch die Dokumentation, die zum einen dem Onboarding neuer Mitarbeitenden dient und zum anderen mitunter rechtliche Vorschriften erfüllt.

4. Prozessoptimierung: Die Prozessoptimierung ist die letzte Phase im Prozessmanagement-Lebenszyklus. Sie dient dazu, Prozesse effizienter zu gestalten und den notwendigen Ressourceneinsatz kontinuierlich zu verbessern. Die Zufriedenheit von externen wie internen Kunden sowie die die Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele steht im Mittelpunkt der Prozessoptimierung.

Die Erkenntnisse aus der Prozessoptimierung fließen wieder in die Prozessplanung und -gestaltung ein und schließen somit den Kreislauf des Prozessmanagements.

Fazit: Prozessmanagement – ein ganzheitliches Konzept für mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit

Prozessorientiertes Denken ist für moderne Unternehmen entscheidend, um ihre wertschöpfenden Kernprozesse effizient und kundenorientiert zu gestalten und auf die strategischen Unternehmensziele auszurichten.

Mit einem effektiven und systematischen Prozessmanagement können Sie Ihre Arbeits- und Geschäftsprozesse identifizieren, planen, entwickeln, überwachen und optimieren. Leistungsstarke Tools, wie die DTAD Plattform, unterstützen Sie mit Team- und Status-Analysen, Workflow-Boards und CRM-Funktionen beim teamübergreifenden Optimieren Ihrer Prozesse.

Im Idealfall bewirken Sie ein allgemeines Umdenken auf allen Unternehmensebenen – weg von einem isolierten „Abteilungsdenken“ und hin zur ganzheitlichen Prozess- und Kundenorientierung.