PROJEKTPHASEN – PLANVOLL UND STRUKTURIERT ANS ZIEL

Projektphasen strukturieren Ihr Projekt und sorgen dafür, dass alle im Team wissen, wer was bis wann erledigen muss, um alle Projektziele fristgerecht erreichen zu können.

In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erfahren Sie, welche Vorteile Projektphasen für die erfolgreiche Planung und Umsetzung Ihrer Projekte bieten. Außerdem stellen wir die gängigsten Phasenmodelle aus dem Projektmanagement vor und verraten Ihnen, wie Sie bei der Erstellung eines Projektzeitplans vorgehen – und was Sie dabei beachten sollten.

Was ist eine Projektphase? – eine Definition

Größere Projekte werden in der Regel in mehrere Projektphasen gegliedert. Eine Projektphase ist eine zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Periode im Projektverlauf.

Jede Projektphase beginnt und endet mit einem Meilenstein. In der Regel laufen Projektphasen nacheinander ab. Sie können aber auch überlappen.

Welche Projektphasen gibt es? – Das 4-Phasen-Modell

Viele Projekte werden nach dem sogenannten 4-Phasen-Modell strukturiert. Bei diesem Modell wird der Projektverlauf in vier Phasen unterteilt:

• Projektdefinition: Die erste Projektphase ist die Projektdefinition oder Initiierung. Hier werden zunächst die Rahmenbedingungen festgelegt. Am Anfang erfolgt eine umfangreiche Kosten-Nutzen-Analyse. Auch Umfeld, Stakeholder und Risiken müssen analysiert werden. Diese Projektphase mündet in ein klar definiertes Projektziel und einen konkreten Projektauftrag.
• Projektplanung: Vor der eigentlichen Projektumsetzung gilt es, alle wichtigen Details zu planen. In dieser zweiten Projektphase wird das Gesamtprojekt in Arbeitspakete unterteilt, der Projektaufwand abgeschätzt, die Ressourcen, Kosten und Finanzmittel geplant sowie das Projektteam und der terminliche Ablauf in Form eines genauen Zeit- bzw. Projektplans festgelegt.
• Projektdurchführung: Auf die Projektplanung folgt die eigentliche Umsetzung. Nun gilt es, die Projekteziele und die Meilensteine der verschiedenen Arbeitspakete als Zwischenergebnisse zu erreichen. Als Grundlage für die Projektdurchführung dient der Projektplan, an den sich alle Beteiligten zu halten haben.
• Projektabschluss: Auf die Durchführungsphase folgt der Projektabschluss. In dieser vierten und letzten Projektphase werden die erzielten Ergebnisse gesichtet und das Projekt übergeben. Anhand der Projektdokumentation kann das abgeschlossene Projekt evaluiert und die Projektorganisation aufgelöst werden.
  
  
  

Das 5-Phasen-Modell im Projektmanagement

Neben dem 4-Phasen-Modell gibt es im Projektmanagement noch ein weiteres Modell, das insgesamt 5 Projektphasen vorsieht. Im 5-Phasen-Modell erfolgt zwischen der Projektdurchführung und dem Projektabschluss noch die Projektüberwachung, auch Controlling genannt. In der Regel kommt es bei Projektumsetzung und -überwachung zu einer Überlappung, damit der Projektstatus regelmäßig überprüft werden kann und potenzielle Probleme sowie Optimierungspotenzial frühzeitig erkannt werden.

Was sind die Vorteile von Projektphasen?

Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto wichtiger ist eine gute Strukturierung. Projektphasen helfen, jederzeit den Projektstatus – also den aktuellen Stand des Projektes – zu bestimmen. Außerdem haben alle im Projektteam stets den Überblick über relevante Meilensteine und Projekttimings. So verbessern Sie die Koordination zwischen den Teams und sorgen dafür, dass alle Aufgaben und Fristen klar definiert und kommuniziert werden.

Was ist ein Projektzeitplan?

Ein Projektzeitplan oder Projektablaufplan ist ein Planungstool im Projektmanagement. Mit einem Projektzeitplan lässt sich der genaue zeitliche Ablauf eines Projekts bis zur Erreichung des Projektziels abbilden. Er umfasst alle Aufgaben des Projekts einschließlich des Projekttimings – also Start- und Endtermine – sowie Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben.

In der Regel werden im Projektzeitplan auch die verantwortlichen Projektmitglieder genannt. Mit einem Projektzeitplan können Sie alle Projektaufgaben unter Einhaltung der endgültigen Fristen und Zwischentimings strukturiert planen.

Wie erstelle ich einen Zeitplan für ein Projekt?

Um einen Zeitplan für Ihr Projekt zu erstellen, hat sich in den meisten Fällen folgender Ablauf bewährt:

Genaue Zielsetzung: Zunächst müssen Sie das Projekt und seine Anforderungen genau verstehen.

Roadmap: Im nächsten Schritt kann das Projekt zunächst in einzelne Projektphasen mit konkreten Meilensteinen und anschließend in detailliertere Arbeitspakete oder Aufgaben untergliedert werden.

Projektablauf: Im dritten Schritt erstellen Sie einen Projektablaufplan. Darin legen Sie genau fest, welche Aufgaben zunächst erledigt werden müssen, um mit anderen Aufgaben beginnen zu können. Das Stichwort hier lautet: Priorisierung.

Zeitplanung: Nachdem die Aufgaben priorisiert wurden und der genaue Projektablauf festgelegt ist, gilt es, die Dauer der einzelnen Aufgaben möglichst präzise abzuschätzen. Hier ist es wichtig, auch Pufferzeiten einzuplanen, da manche Arbeiten länger dauern können als geplant.

Terminierung: Sobald Sie bestimmt haben, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben einzuplanen ist, können Sie genaue Termine und Fristen festlegen.

Projektvisualisierung: Mithilfe der Projektvisualisierung können Sie den zeitlichen Ablauf Ihres Projekts übersichtlich darstellen, z. B. mithilfe eines Gantt-Diagramms in Form von Balken.

Darauf sollten Sie bei einem Zeitplan achten

Neben der eigentlichen Erstellung Ihres Projektzeitplans sollten Sie vor allem darauf achten, dass Sie jeden im Team ins Boot holen und alle Meilensteine und Deadlines klar kommunizieren:

• Feedback einholen: Bevor Sie den Projektzeitplan finalisieren, ist es sinnvoll, den festgelegten Ablauf und die Fälligkeitstermine mit allen Projektbeteiligten zu besprechen. Das Feedback kann nützlich sein, um eventuell noch Änderungen am Projekttiming vorzunehmen.
• Projektzeitplan zugänglich machen: Wichtig ist auch, dass alle Mitglieder des Projektteams Zugang zum Projektzeitplan haben. So haben alle Beteiligten jederzeit den Überblick über wichtige Meilensteine und Deadlines und sehen, welche Aufgabe bis wann erledigt werden muss, um die Projektziele zu erreichen. Dafür eignet sich z. B. ein Gantt-Diagramm.
  
  

Die DTAD Plattform – Akquise-Projekte planen, strukturieren und umsetzen

Mit der DTAD Plattform können Sie alle Schritte des Lead Management und der B2B-Kundengewinnung abbilden. Nutzen Sie übersichtliche Workflow-Boards und Gantt-Diagramme, um Ihre Akquise-Projekte rund um Ausschreibungen und potenzielle Bauaufträge zu strukturieren und darzustellen.

Bei Bedarf können Sie Vorlagen nutzen, um die Phasen zu benennen, die Ihre Leads und Akquise-Projekte durchlaufen müssen. Für jede Projektphase lassen sich außerdem Aufgaben und Termine festlegen. Team-Analysen und gezielte Aufgaben helfen Ihnen, die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.

Fazit: Projektphasen – komplexe Projekte strukturieren und Termine setzen

Projektphasen sind ein wichtiges Tool des Projektmanagements, denn Sie helfen Ihnen, große und komplexe Projekte zu strukturieren und zu planen. Jede Phase hat ihre eigenen Aufgaben, Fristen und Meilensteine, die erreicht werden müssen, bevor die nächste Projektphase angegangen werden kann.

Mit einem detaillierten Projektablaufplan legen Sie fest, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen, welche Schritte Sie zum Ziel führen und welcher zeitliche Ablauf dafür vorgesehen ist. Im Lead Management und in der Kundenakquise bietet es sich an, ein digitales Tool wie die Plattform des DTAD zu nutzen, um Projekte zu planen, zu strukturieren und durch die optimale Zusammenarbeit im Team erfolgreich umzusetzen.