PROJEKTVISUALISIERUNG – MIT ÜBERBLICK SCHNELLER ANS ZIEL

Die grafische Darstellung von Projekten und Abläufen fördert die Produktivität in prozessorientierten Unternehmen. Denn dadurch lassen sich Ziele und Prozesse teamübergreifend kommunizieren, auswerten und optimieren.

In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erfahren Sie, was man unter Projektvisualisierung versteht. Ob Flussdiagramm, Meilenstein oder Gantt-Chart – verschaffen Sie sich einen Überblick über einige der wichtigsten Darstellungsarten und Diagramme und lernen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Visualisierungsmethoden kennen.

Was bedeutet Projektvisualisierung? – eine Definition

Für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ist es entscheidend, dass alle beteiligten Teams auf demselben Stand sind. Dies betrifft sowohl die Zielsetzungen als auch die Aufgaben und Abläufe eines Projekts. Im Rahmen der Projektvisualisierung wird beides – Ziele und Prozesse – grafisch dargestellt.

Im Projektmanagement dienen Visualisierungen dazu, Informationen strukturiert und übersichtlich zu vermitteln. Darüber hinaus fördert die Projektvisualisierung die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektteams, aber auch mit externen Stakeholdern.

Welche Arten von Projektvisualisierung gibt es?

Für die Visualisierung im Projektmanagement gibt es verschiedene Methoden und Diagramme. Eine Auswahl der wichtigsten Arten von Projektvisualisierung stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

• Ablaufdiagramm
• Flussdiagram (Flowchart)
• Meilensteinplan
• Gantt-Diagramm

Was ist ein Ablaufdiagramm?

Ein Ablaufdiagramm stellt einen Arbeitsablauf oder Workflow grafisch dar. In der Regel handelt es sich um eine Abfolge von Entscheidungen und Anweisungen, die mithilfe verschiedener Symbole wie Rechtecken, Rauten oder Kreisen beispielsweise in einem Workflow-Board visualisiert werden. Konkrete Abläufe entsprechen den einzelnen Pfaden durch ein Diagramm und werden häufig mit Pfeilen dargestellt. Für Ablaufdiagramme gelten verschiedene Notationen, also unterschiedliche Zeichensysteme. Eine davon ist das sogenannte Flussdiagramm.

Was ist ein Flussdiagramm?

Das Flussdiagramm zählt zu den einfachsten Formen, um einen Prozess oder Arbeitsablauf übersichtlich darzustellen. Das Flussdiagramm wird auch als „Flowchart“ bezeichnet. Im Projekt- und Prozessmanagement lassen sich die einzelnen Schritte und Entscheidungen eines Prozesses oder eines Workflows damit grafisch darstellen. Ein Flussdiagramm dient somit der Dokumentation und Analyse von Prozessen. Anhand eines Flowcharts können Sie außerdem mögliche Engpässe erkennen, Probleme vorhersehen und Ihre Projektumsetzung optimieren.

Flussdiagramme sind normiert und richten sich nach den Anforderungen der DIN 66001. Das heißt: Auch die Symbole, die zur Darstellung von Prozessen in einem Flussdiagramm verwendet werden, sind standardisiert. Sie können jedoch auch eigene Zeichen verwenden. Hier eine Auswahl der wichtigsten Symbole für ein Flussdiagramm:

• Das Oval: symbolisiert den Start- oder Endpunkt eines Prozesses
• Das Rechteck: steht für eine Tätigkeit oder einen Prozessschritt
• Die Raute: ist das Entscheidungs- oder Verzweigungssymbol in einem Flussdiagramm. Es weist auf eine Frage hin, die in der Regel mit Ja oder Nein beantwortet werden muss (z. B. „Rechnung bezahlt?“). Je nach Antwort kann der Prozess einen anderen Verlauf nehmen.
• Pfeile: Die Elemente eines Flussdiagramms werden mithilfe von Pfeilen verbunden. Die Pfeile symbolisieren sowohl die Pfade eines Prozesses als auch die zeitliche Abfolge der Aufgaben oder Aktivitäten.
  
  

Wie erstellt man ein Flussdiagramm?

Bei der Erstellung eines Flussdiagramms sollten Sie folgende Modellierungsregeln beachten:

• Jeder Prozess hat einen Start- und Endpunkt (Ereignis).
• Jedes der verwendeten Symbole hat eine konkrete Bedeutung.
• Es gibt eine eindeutige Legende und Beschriftung.
• Die Reihenfolge der dargestellten Prozesse fließt von oben nach unten oder von links nach rechts.
• Die Prozesspfade kreuzen sich nicht.
• Alle Entscheidungen haben mindestens zwei Ausgänge.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Flussdiagramms?

Was sind Meilensteine im Projektmanagement?

Meilensteine sind wichtige Zwischenziele in einem Projekt und unterteilen den gesamten Projektablauf in mehrere Etappen oder Phasen. In der Regel endet jede Projektphase mit einem Meilenstein. Ist die Erreichung eines Meilensteins an einen bestimmten Zeitpunkt geknüpft, spricht man auch von einem Terminmeilenstein.

Durch den effizienten Einsatz von Meilensteinen können Sie die wichtigsten Leistungen und Fristen Ihres Projekts übersichtlich darstellen. So behalten Sie den Projektfortschritt stets im Blick und können ihn allen Projektbeteiligten effektiv kommunizieren. Meilensteine erleichtern somit die Planung, Durchführung, Kontrolle und gegebenenfalls Anpassung Ihres Projekts.

Beispiele für Meilensteine sind:

• Start- oder Endpunkte einzelner Projektphasen
• Erledigung der wichtigsten Aufgaben oder Tätigkeiten
• Wichtige Übergaben an den Kunden oder andere Projektteams
• Freigaben des Kunden

Wie erstellt man einen Meilensteinplan?

Mit einem Meilensteinplan oder einer Meilensteinplanung stellen Sie Ereignisse mit besonderer Bedeutung für Ihr Projekt in chronologischer Reihenfolge dar. Ein Meilensteinplan basiert in der Regel auf dem Projektstrukturplan. Dieser unterteilt ein Projekt in kleinere Einheiten – die sogenannten Arbeitspakete. Im Projektstrukturplan werden alle Aufgaben einschließlich der Inhalte, Termine und Verantwortlichkeiten strukturiert und anschaulich dargestellt.

Von den einzelnen Arbeitspaketen lassen sich im nächsten Schritt die Meilensteine ableiten. Denn die Meilensteine liegen typischer am Ende eines Arbeitspakets. Lautet die Aufgabe eines Arbeitspakets beispielsweise „Konzepterstellung“, könnte der entsprechende Meilenstein passiv als „Konzept erstellt“ formuliert werden. Denn bei einem Meilenstein handelt es sich niemals um eine Aktivität, sondern immer um ein Ereignis oder einen Zustand.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Meilensteinplans?

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Meilensteine lassen sich auch in einem Gantt-Diagramm oder Gantt-Chart visualisieren. Benannt ist dieses Projektmanagement-Tool nach Henry Laurence Gantt; eine andere Bezeichnung ist Balkenplan. Denn bei dieser Form der Projektvisualisierung stellen Sie die zeitliche Abfolge der Aufgaben Ihres Projekts in Balkenform auf einer Zeitleiste dar.

Jeder Balken markiert den Start- und Endpunkt einer Tätigkeit: Je länger der Balken, desto mehr Zeit beansprucht die Aufgabe. Vereinfacht gesagt, lässt sich an einem Gantt-Diagramm ablesen, was wann zu tun ist und wie lange es dauert.

In einem Gantt-Diagramm können Balken auch überlappen, um darzustellen, dass Aufgaben sich zeitlich überschneiden. Abhängigkeiten zwischen Tätigkeiten werden mithilfe von Pfeilen sichtbar gemacht.

Wann ist ein Gantt-Diagramm sinnvoll?

Ein Gantt-Diagramm eignet sich vor allem für die Darstellung des zeitlichen Ablaufs eines Projekts. Mithilfe dieser Form der Projektvisualisierung lässt sich die Termin- und Ablaufplanung eines Projektes leicht verständlich und anschaulich illustrieren und somit das Zeitmanagement verbessern. Auch Abhängigkeiten und Meilensteine können Sie im Gantt-Chart visualisieren und dadurch den Projektfortschritt effektiv darstellen und kommunizieren.

Allerdings eignet sich die Gantt-Methode in erster Linie für kleinere und mittelgroße Projekte. Sehr große Projekte sind häufig zu komplex, sodass die Darstellung der Abhängigkeiten verschiedener Aufgaben in einem Gantt-Diagramm schnell unübersichtlich wird – was dem eigentlichen Zweck der Projektvisualisierung zuwiderläuft.

Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm?

Beim Gantt-Diagramm handelt es sich um eine zweiachsige Grafik: Auf der senkrechten Y-Achse werden die einzelnen Aufgaben eines Projektes dargestellt. Die X-Achse gibt den Zeitverlauf der Teilaufgaben wieder.

Ein Gantt-Diagramm lässt sich deshalb ganz einfach mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel umsetzen. Dabei werden die Aufgaben in die erste Spalte eingefügt; die zeitlichen Daten kommen in Spalte 2 (Startpunkt) und Spalte 3 (Endpunkt). Mit der passenden Diagrammfunktion lassen sich die Angaben aus der Tabelle als übersichtliches Balkendiagramm darstellen.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Gantt-Diagramm?

Welche Projektvisualisierung ist die richtige?

Welche Projektvisualisierung für Ihr Projekt oder Ihren Prozess die richtige ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Jedes Diagramm hat seine Besonderheiten sowie Vor- und Nachteile, die es bei der Auswahl der passenden Projektdarstellung zu berücksichtigen gilt. Leistungsstarke Vertriebstools, wie die DTAD Plattform, geben Ihren Vertriebs- und Marketingteams digitale Möglichkeiten zur Visualisierung von Projekten und Aufgaben an die Hand. Mit wenigen Klicks lassen sich Workflow-Boards befüllen. Gantt-Diagramme stellen Projektschritte übersichtlich dar. Alle Schritte zu Akquise werden auf einen Blick für Ihr Team sichtbar. 

Fazit: Projektvisualisierung – mit anschaulichen Darstellungen effizienter ans Ziel

Die Projektvisualisierung ist ein praktisches Tool, um die Abläufe eines Projekts zu veranschaulichen, den Projektfortschritt zu überwachen und Prozesse zu optimieren. Mit dem passenden Diagramm lassen sich Aufgaben und Meilensteine übersichtlich darstellen und sowohl intern als auch gegenüber Kunden und anderen externen Stakeholdern effektiv kommunizieren.