In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erhalten Sie eine praxisnahe Erklärung des Ablaufs und Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Verfahren öffentlicher Ausschreibungen – kompakt und verständlich.
WAS IST EINE ÖFFENTLICHE AUSSCHREIBUNG? – DEFINITION & EINORDNUNG
Eine öffentliche Ausschreibung ist ein Vergabeverfahren, bei dem eine staatliche oder kommunale Stelle einen Auftrag für Bauleistungen, Lieferleistungen oder Dienstleistungen öffentlich ausschreibt. Ziel ist es, möglichst viele geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe zu motivieren – unter fairen und transparenten Bedingungen.
Die öffentliche Ausschreibung richtet sich an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen. Alle interessierten Anbieter dürfen ein verbindliches Angebot abgeben – sofern sie die formalen und fachlichen Anforderungen erfüllen.
FÜR WELCHE ÖFFENTLICHEN AUFTRÄGE FINDET DIE ÖFFENTLICHE AUSSCHREIBUNG ANWENDUNG?
Die öffentliche Ausschreibung ist ein nationales Vergabeverfahren, das von öffentlichen Auftraggebern angewendet wird, wenn der geschätzte Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt.
ABLAUF EINER ÖFFENTLICHEN AUSSCHREIBUNG: SCHRITT FÜR SCHRITT ERKLÄRT
Der Ablauf von öffentlichen Ausschreibungen folgt einem klar definierten Vergabeverfahren. Die einzelnen Schritte sind gesetzlich geregelt und dienen der Fairness, Transparenz und Rechtskonformität.
1. ÖFFENTLICHE BEKANNTMACHUNG
Der Ablauf jeder öffentlichen Ausschreibung beginnt mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Dabei teilt der öffentliche Auftraggeber mit, dass ein Bauauftrag, eine Lieferleistung oder eine Dienstleistung vergeben werden soll.
Diese Bekanntmachung enthält alle wesentlichen Informationen über den zu vergebenden Auftrag – eine kurze Beschreibung des Auftragsgegenstandes, die Eignungskriterien, Fristen sowie einen Link zum Download der Vergabeunterlagen.
Unser Tipp: Um passende Ausschreibungen gezielt zu finden, können Unternehmen die DTAD Plattform nutzen. Das digitale Vertriebstool bietet Zugriff auf aktuelle Ausschreibungen, individuell abgestimmt auf Ihr Leistungsprofil – strukturiert, filterbar und mit direktem Zugang zu Vergabeunterlagen.
2. ANGEBOTSPHASE
In der Angebotsphase haben interessierte Unternehmen die Möglichkeit, auf Grundlage der Bekanntmachung und der in den Vergabeunterlagen bereitgestellten Informationen ein verbindliches Angebot zu erstellen.
Besondere Sorgfalt ist dabei auf folgende Punkte zu legen:
- Einhaltung der Formvorgaben (z. B. elektronisches Format, Signatur, Sprache)
- Vollständigkeit aller geforderten Nachweise und Eigenerklärungen
- Beachtung der Angebotsfrist, da verspätete Angebote vom Verfahren ausgeschlossen werden
- Fristgerechte Klärung offener Fragen zu den Vergabeunterlagen
Fragen zur Ausschreibung – sogenannte Bieterfragen – müssen innerhalb einer festgelegten Frist gestellt werden. Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese in anonymisierter Form zu beantworten und die Antworten grundsätzlich allen Bietern zugänglich zu machen. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmenden über denselben Informationsstand verfügen.
Unser Tipp zur Angebotsphase: Ein internes Vier-Augen-Prinzip zur Angebotsprüfung kann formale Fehler verhindern.
3. ANGEBOTSÖFFNUNG (SUBMISSION)
Unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Angebotsöffnung – auch Submission genannt – durch die zuständige Vergabestelle. Ab diesem Zeitpunkt können Unternehmen ihre Angebote nicht mehr zurückziehen und sind bis zum Ende der Zuschlagsfrist an ihr Angebot gebunden.
Die Öffnung der Angebote muss unverzüglich und unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips erfolgen – das heißt: mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers führen diesen Schritt gemeinsam durch. Dieses Verfahren dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit und schützt alle Bieter vor möglichen Manipulationen im Vergabeverfahren.
4. ANGEBOTSPRÜFUNG & WERTUNG
Nach der Angebotsöffnung durchläuft jedes Angebot einen mehrstufigen Prüf- und Wertungsprozess. Die Vergabestelle bewertet die eingereichten Angebote sowohl formal als auch inhaltlich, um die Zuschlagsentscheidung rechtskonform und transparent zu treffen.
Der Bewertungsprozess gliedert sich in aufeinanderfolgende Stufen:
FORMALE PRÜFUNG
Zunächst wird geprüft, ob das Angebot frist- und formgerecht eingereicht wurde und alle geforderten Unterlagen und Erklärungen vollständig vorliegen. Angebote mit formalen Mängeln können von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden.
EIGNUNGSPRÜFUNG
In der zweiten Stufe bewertet die Vergabestelle die fachliche, wirtschaftliche und technische Eignung des Unternehmens. Grundlage hierfür sind die im Angebot eingereichten Nachweise. Falls Unklarheiten bestehen, kann der Auftraggeber eine Aufklärung verlangen, etwa zur Referenzlage oder Leistungsfähigkeit.
PRÜFUNG DER ANGEMESSENHEIT DER PREISE
Anschließend wird die Angemessenheit der Angebotspreise geprüft. Bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten ist der Auftraggeber verpflichtet, eine Preisaufklärung durchzuführen, um Preisfehler oder unlauteren Wettbewerb auszuschließen.
WIRTSCHAFTLICHKEITSBEWERTUNG
In der letzten Stufe wird ermittelt, welches Angebot unter Berücksichtigung der festgelegten Zuschlagskriterien das wirtschaftlichste ist. Dabei können neben dem Preis auch qualitative Merkmale wie Umweltaspekte, Service oder technische Leistungsmerkmale in die Bewertung einfließen.
5. ZUSCHLAG UND VERTRAGSSCHLUSS
Das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält den Zuschlag. Grundlage hierfür sind die vom Auftraggeber von vornherein festgelegten Zuschlagskriterien.
Anders als bei europaweiten Ausschreibungen muss der Auftraggeber bei nationalen Ausschreibungen die Bieter nicht vor Zuschlagserteilung über das Ergebnis des Vergabeverfahrens, also zum Beispiel über den erfolgreichen Bewerber informieren. Nur einzelne Bundesländer sehen ausnahmsweise eine entsprechende Informationspflicht vor.
Auch die Möglichkeiten zu einer Beschwerde eines bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigten Unternehmens sind im Vergleich zu europaweiten Vergabeverfahren sehr eingeschränkt. Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte werden - auch hier wieder mit Ausnahme einiger Bundesländer - nicht von einer Nachprüfungsbehörde wie der Vergabekammer überprüft.
RECHTLICHE PRINZIPIEN BEI ÖFFENTLICHEN AUSSCHREIBUNGEN
Öffentliche Ausschreibungen unterliegen klar definierten rechtlichen Grundprinzipien des Vergaberechts. Diese sollen sicherstellen, dass der gesamte Vergabeprozess fair, transparent und diskriminierungsfrei abläuft.
Die zentralen Prinzipien im Überblick:
WETTBEWERB
Ziel ist ein offener Leistungswettbewerb, bei dem alle geeigneten Unternehmen die Chance haben, am Verfahren teilzunehmen – unabhängig von Größe oder Herkunft.
GLEICHBEHANDLUNG
Alle Bieter müssen gleich und ohne Diskriminierung behandelt werden. Keine Partei darf bevorzugt oder benachteiligt werden – weder direkt noch indirekt. Mittelständische Interessen müssen grundsätzlich vor allem durch eine Aufteilung des Auftrags in kleinere Auftragseinheiten, sogenannte Lose, berücksichtigt werden.
TRANSPARENZ
Der gesamte Ablauf – von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagsentscheidung – muss lückenlos dokumentiert werden. Auch alle Einzelmaßnahmen sowie die Begründung der jeweiligen Entscheidungen im Vergabeverfahren sind durch den Auftraggeber nachvollziehbar festzuhalten.
WIRTSCHAFTLICHKEIT & VERHÄLTNISMÄSSIGKEIT
Die gewählte Lösung muss im besten Verhältnis von Preis und Leistung stehen. Gleichzeitig müssen alle Anforderungen sachlich begründet und angemessen sein – überzogene Vorgaben sind unzulässig.
FAZIT: WER DEN ABLAUF KENNT, HAT VORTEILE
Der Ablauf von öffentlichen Ausschreibungen mag auf den ersten Blick komplex wirken – ist aber klar geregelt und bietet Unternehmen einen transparenten Zugang zu staatlichen Aufträgen. Wer die Schritte kennt, Fristen einhält und ein formal korrektes Angebot abgibt, erhöht seine Zuschlagschancen deutlich.
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