Vergabeunterlagen (ehem. Verdingungsunterlagen)

WAS SIND VERGABEUNTERLAGEN BZW. AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN?

Die Vergabeunterlagen oder Ausschreibungsunterlagen (früher auch Verdingungsunterlagen genannt) umfassen alle Informationen über ein Verfahren zur Vergabe eines öffentlichen Auftrags durch die Öffentliche Hand, die erforderlich sind, um den an dem Auftrag interessierten Unternehmen eine Entscheidung über die Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen.

Die Vergabeunterlagen konkretisieren und präzisieren die in der Bekanntmachung veröffentlichten Rahmenbedingungen für die Vergabe eines öffentlichen Auftrags, in der zum Beispiel

• die Auftragsart (Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag),
• der Auftragswert,
• die einschlägigen CPV-Codes etc.,
• eine Kurzbeschreibung des ausgeschriebenen Auftrags sowie
• Eignungskriterien und -nachweise
  
  

veröffentlicht werden. Die Vergabeunterlagen bestehen regelmäßig aus folgenden Unterlagen:

• dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. der Einreichung von Teilnahmeanträgen oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen,
• der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen, zum Beispiel mit Zuschlags- und Bindefristen), einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt, und
• den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen (ggf. inklusive Besonderer Vertragsbedingungen, Technischer Vertragsbedingungen oder Zusätzlicher Vertragsbedingungen) bestehen.
  
  

Die Vergabestelle kann den Vergabeunterlagen auch weitere Unterlagen hinzufügen. Häufig verwenden die Vergabestellen für die Vergabeunterlagen standardisierte Formulare - zum Beispiel aus entsprechenden Vergabehandbüchern des Bundes oder der Länder.

AUS WELCHEN DOKUMENTEN SETZEN SICH DIE VERGABEUNTERLAGEN ZUSAMMEN?

Die Vergabeunterlagen setzen sich im Regelfall aus folgenden Dokumenten zusammen:

• Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe)
• Bewerbungsbedingungen, inklusive Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung
• Vertragsunterlagen: Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen bzw. Vertrags (Entwurf)
• Formblatt für Mitteilungen / Fragen der Bewerber bzw. Bieter
• Angebotsformblatt
• Formblatt für Bietergemeinschaftserklärung
• Formblatt für Nachunternehmererklärung und Verpflichtungserklärung des vom Bieter benannten Nachunternehmers
• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Die Regelungen zu den Vergabeunterlagen sind für den Oberschwellenbereich in § 29 VgV und § 8 EU der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil/A - VOB/A, für den Unterschwellenbereich in § 8 VOL/A und § 8 VOB/A zu finden.

WANN BRAUCHT ES VERGABE-/ AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN?

Vergabeunterlagen braucht es grundsätzlich in allen Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge. Nur auf der Basis einheitlicher Vergabeunterlagen, insbesondere einer eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung kann die ausschreibende Stelle vergleichbare Angebote erhalten und so das wirtschaftlichste Angebot ermitteln. Ohne die Vergabeunterlagen können die Unternehmen keine Entscheidung darüber treffen, ob sie am Vergabeverfahren teilnehmen oder nicht.

WO FINDE ICH DIE VERGABEUNTERLAGEN ZU EINEM VERGABEVERFAHREN?

Aktuelle Ausschreibungen lassen sich zum Beispiel über TED recherchieren oder mit wenigen Klicks über digitale Ausschreibungsplattformen, wie die DTAD Plattform finden.

Die Vergabeunterlagen zu einem Vergabeverfahren findet man über einen entsprechenden Link in der Auftragsbekanntmachung. Entsprechend dem Erfordernis, dass die Kommunikation in Vergabeverfahren grundsätzlich via elektronischer Mitteln durchzuführen ist (Elektronische Vergabe oder E-Vergabe), müssen auch die Vergabeunterlagen den Unternehmen, den potenziellen Bewerbern oder Bietern, in allen Vergabeverfahren über einen Link in der Auftragsbekanntmachung elektronisch bereit gestellt werden. Das verlangt schon das in allen Vergabeverfahren geltende Transparenzgebot.

Bei EU-weiten Vergabeverfahren muss der öffentliche Auftraggeber in der Auftragbekanntmachung dementsprechend eine elektronische Adresse angeben, unter die von ihm erstellten Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können (§ 41 Abs. 1 VgV, § 11 EU Abs. 3 VOB/A). Das gilt auch bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte, zum Beispiel einer öffentlichen Ausschreibung über eine Liefer- und Dienstleistungen (§ 29 Abs. 1 UVgO) bzw. etwa bei der beschränkten Ausschreibung eines Bauauftrags (§ 11 Abs. 2 und 3 VOB/A); im Bereich der VOB/A jedoch nur dann, wenn sich der Auftraggeber bei einer Auftragsvergabe unterhalb der EU-Schwellenwerte für eine elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen entscheidet. Wenn nicht, muss er den interessierten Unternehmen die Vergabeunterlagen übersenden.

In zweistufigen Vergabeverfahren wie in dem nicht offenen Verfahren und dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, in denen der Angebotsphase eine Bewerbungsphase vorangeht, müssen in der ersten Stufe nicht sämtliche Vergabeunterlagen und insbesondere nicht die Vertragsunterlagen bereitstehen und für die Unternehmen abrufbar sein. Denn für die Entscheidung eines Unternehmens, einen Teilnahmeantrag abzugeben oder nicht, sind die Vertragsunterlagen irrelevant. Auf der ersten Stufe darf der Auftraggeber daher darauf verzichten, auch die Vertragsunterlagen bereitzustellen. In der zweiten Stufe sind dagegen alle Vertragsunterlagen zugänglich zu machen.

WAS MUSS BEI VERGABE-/ AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN BESONDERS BEACHTET WERDEN?

Unternehmen, die an einem öffentlichen Auftrag interessiert sind, sollten die Vergabeunterlagen so bald wie möglich prüfen. Dabei sollten sie insbesondere auf folgende Gesichtspunkte achten:

• Sind die Unterlagen vollständig? (Prüfung anhand der Übersicht der Anlagen im Aufforderungsschreiben)
• Sind alle für die Kalkulation benötigten Angaben enthalten?
• Ist die Leistungsbeschreibung / das Leistungsverzeichnis eindeutig, erschöpfend und widerspruchsfrei?
• Ist die Leistungsbeschreibung / das Leistungsverzeichnis produktneutral formuliert?
  
  

Exkurs zum Thema "Produktneutralität": Auftraggeber sind verpflichtet, in der Leistungsbeschreibung grundsätzlich auf jegliche Markennamen, Herstellerangaben, Ursprungsorte etc. zu verzichten. Das gilt jedoch nicht ausnahmslos: Zum einen ist der Auftraggeber dann berechtigt, auf Produkte, Marken, Typen etc. hinzuweisen, wenn es durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Sachliche Gründe für eine produktspezifische oder produktscharfe Ausschreibung können technische Zwänge, Schnittstellenrisiken, Wartungsaspekte oder auch Umweltgründe sein. Ferner kommen kaufmännische Erwägungen, wie der Aufwand für Ersatzteilhaltung oder für Schulungen in Betracht. Außerdem ist eine beispielhafte Angabe eines Leitprodukts zulässig, wenn der Auftragsgegenstand nicht anders beschrieben werden kann. Sofern ausnahmsweise ein Leitprodukt angegeben wird, ist es mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen. Wird ein anderes Produkt angeboten, müssen die Bieter die Gleichwertigkeit im Angebot darlegen. Der Auftraggeber seinerseits muss hierzu in den Vergabeunterlagen Parameter für die Überprüfung der Gleichwertigkeit festlegen.

Wenn Bieter bei der Durchsicht der Vergabeunterlagen produktscharfe Vorgaben des Auftraggebers finden, die sie selbst nicht erfüllen können, ist ihnen zu empfehlen, noch vor Abgabe des Angebots bei dem Auftraggeber den sachlichen Grund für die produktspezifische Vorgabe zu erfragen. Ist ein solcher sachlicher Grund nicht erkennbar und wird ein solcher sachlicher Grund vom Auftraggeber auch nicht plausibel benannt, ist Bietern dringend anzuraten, den Verstoß gegen das Gebot der Produktneutralität vor Abgabe des eigenen Angebotes zu rügen. Ohne Rüge kein Nachprüfungsverfahren. Dagegen sollten Bieter das Leistungsverzeichnis des Auftraggebers an entsprechender Stelle nicht eigenständig abändern. Ein Angebot, in dem der Bieter die Angaben des Auftraggebers verändert, muss regelmäßig vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden (Ausnahme: zulässige Nebenangebote).

• Ist die beschriebene Leistung sinnvoll und machbar?
• In welcher Form müssen die Eignungsnachweise für die Eignungsprüfung beigebracht werden?
• Zu welchem Zeitpunkt müssen Eignungsnachweise beigebracht werden (mit dem Angebot oder erst auf Anforderung des Auftraggebers)?
• Was gilt hinsichtlich der Eignungsprüfung für Bietergemeinschaften?
• Sind die Zuschlagskriterien benannt und gewichtet worden?
• Wenn der Auftraggeber mehrere Zuschlagskriterien (nicht nur: Preis) benennt: Ist den Vergabeunterlagen eine Bewertungsmatrix beigefügt?
• Ist der Wertungsvorgang vom Auftraggeber beschrieben worden?
• Gibt es eine Beschreibung dazu, wie der Auftraggeber monetäre und nicht monetäre Kriterien ins Verhältnis setzten wird?
• Erlauben die Vergabeunterlagen und insbesondere die Leistungsbeschreibung eine Kalkulation?
• Ist die Kalkulation zumutbar möglich?
  
  

Es ist unzulässig, dass die Auftraggeber den Bietern bzw. den Auftragnehmern in der Leistungsbeschreibung oder in sonstigen Vergabeunterlagen ungewöhnliche Wagnisse für Umstände oder Ereignisse aufbürden, auf die die Unternehmen keinen Einfluss haben und deren Einfluss auf die Preise und Fristen sie im voraus nicht schätzen können. Ungewöhnliche und unkalkulierbare Anforderungen des Auftraggebers sind nicht ohne weiteres zulässig. Die Rechtsprechung sieht die Grenze der vergaberechtlichen Zulässigkeit dort erreicht, wo dem Bieter eine „kaufmännisch vernünftige Kalkulation“ unzumutbar ist.

WAS KANN ICH TUN, WENN DIE VERGABEUNTERLAGEN UNKLARHEITEN, FEHLER ODER VERGABEVERSTÖSSE ENTHALTEN?

Wenn ein Bieter Unklarheiten oder Fehler in den Vergabeunterlagen feststellt, sollte er fehlende Unterlagen sofort nachfordern und Unklarheiten versuchen im Rahmen von Bieterfragen zu klären. Rechtzeitig von den Bietern beantragte Auskünfte über Vergabeunterlagen müssen spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden. Beim nicht offenen Verfahren und beim beschleunigten Verhandlungsverfahren beträgt diese Frist allerdings nur vier Kalendertage. Kann der Auftraggeber diese Fristen nicht einhalten, muss er die Angebotsfrist angemessen verlängern.

Wenn Bieter in den Vergabeunterlagen Verstöße gegen das Vergaberecht erkennen können, müssen sie diese bis spätestens zum Ablauf der in der Auftragsbekanntmachung angegebenen Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber rügen. Verzichten sie auf eine solche Rüge, ist ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer im Hinblick auf diesen Vergaberechtsverstoß, der sich bereits aus den Vergabeunterlagen ergibt, nicht mehr möglich.

WELCHE VERGABE-/ AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN MÜSSEN EINGEREICHT WERDEN?

Zu den Vergabeunterlagen, die mit dem jeweiligen Angebot eingereicht werden müssen, gehören bespielsweise

• das Angebotsformblatt,
• das Preisblatt mit den geforderten Preisangaben,
• ggf. das bepreiste Leistungsverzeichnis,
• Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, zur Bildung einer Bietergemeinschaft, zum Einsatz von Nachunternehmen, zur Eignungsleihe.

WO FINDE ICH FORM-/ MUSTERBLÄTTER VON VERGABE-/ AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN?

Muster, Formulare, Vordrucke für Vergabeunterlagen enthalten zum Beispiel die verschiedenen Vergabehandbücher.

WERDEN VERGABE-/ AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN AUFBEWAHRT? WENN JA, WO?

Eine einheitliche Frist für die Aufbewahrung der Vergabeunterlagen sieht das Vergaberecht nicht vor. § 8 Abs. 4 der Vergabeverordnung (VgV) gibt allerdings eine Mindestaufbewahrungsfrist vor. Demnach sind bestimmte Unterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.

Bei diesen Unterlagen handelt es sich um:

• die Dokumentation des Vergabeverfahrens,
• der Vergabevermerk,
• die Angebote,
• die Teilnahmeanträge,
• die Interessensbekundungen,
• die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen von drei Jahren ab dem Tag der Zuschlagserteilung.
  
  

Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens den folgenden Auftragswert haben:

• 1 Million Euro im Fall von Liefer- und Dienstleistungen,
• 10 Millionen Euro im Falle von Bauaufträgen.
  
  

Aus Gründen der Transparenz und der Nachprüfbarkeit der Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens sollten auch die Vergabeunterlagen zumindest für diesen Zeitraum aufbewahrt werden.

Unter Umständen kann die Frist zur Aufbewahrung der Unterlagen jedoch auch deutlich länger ausfallen; zum Beispiel auch bis zu zehn Jahre, das hängt maßgeblich von den unterschiedlichen Vorschriften zur Aufbewahrung innerhalb der Kommunen und auch davon ab, ob es sich um geförderte Projekte handelt, die oft erst Jahre später geprüft werden. Für die Art der Aufbewahrung sind die öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten maßgebend. Die Kommunen können allerdings auch eigene Vorschriften zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen bestimmen.

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