Das Vergaberecht gibt klare Regeln für die Angebotsabgabe vor – je nachdem, welche Verfahrensform vorliegt.
In diesem Artikel in unserem DTAD Magazin erklären wir Ihnen, wie die Angebotsabgabe im Vergabeverfahren abläuft und worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihr Angebot einreichen.
WAS BEDEUTET ANGEBOTSABGABE? - EINE DEFINITION
Grundsätzlich beschreibt die Abgabe eines Angebotes den Prozess, bei dem ein Unternehmen oder eine Person ein Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung unterbreitet. In der Regel bezieht sich die Angebotsabgabe auf öffentliche Vergabeverfahren, bei dem Bieter von Auftraggebern aufgefordert werden, ihre Angebote einzureichen. Dabei gilt die Wahrung der Geheimhaltung: kein Bieter darf im Vorfeld etwas über die genaue Ausgestaltung der Konkurrenzangebote erfahren.
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Arten der Angebotsabgabe: Wie kann ein Angebot abgegeben werden?
Grundsätzlich obliegt es dem Auftraggeber, in welcher Form das Angebot abgegeben werden soll. Diese Information gibt er in den Vergabeunterlagen oder in der Bekanntmachung preis. Dabei wird zwischen mehreren Formen der Angebotsabgabe unterschieden:
- schriftliche Angebotsabgabe in Papierform
- elektronische Angebotsabgabe über eine Vergabeplattform
- Angebotsabgabe in Textform (z. B. per E-Mail)
- selten: mündliche Angebotsabgabe
Bei Ausschreibungen über dem geltenden Schwellenwert ist die elektronische Variante Pflicht. Im folgenden Absatz erläutern wir das Thema Schwellenwerte etwas genauer.
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ANGEBOTSABGABE IM OBERSCHWELLENBEREICH: WAS BEDEUTET DIE ELEKTRONISCHE ANGEBOTSABGABE?
Übersteigt das Auftragsvolumen von Ausschreibungen die sogenannten EU-Schwellenwerte – liegt es also im Oberschwellenbereich –, dann müssen Auftraggeber ihre Aufträge grundsätzlich EU-weit ausschreiben. Zudem sind die jeweiligen Bieter dazu verpflichtet, ihre Angebote elektronisch abzugeben. Dies gilt seit dem 19.10.2018 und betrifft alle Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge, aber auch Teilnahmeanträge. Hier werden die Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) angewendet.
Wird ein Angebot nicht elektronisch eingereicht, darf es im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden. Die elektronische Angebotsabgabe erfolgt üblicherweise über E-Vergabe-Systeme wie eVergabe. Alle Bieterfragen und Antworten sowie das Nachreichen von Unterlagen findet über das gewählte System statt.
Was sind die Vorteile der elektronischen Angebotsabgabe?
Werden Angebote elektronisch eingereicht, erhält das Unternehmen eine schriftliche Bestätigung über den Eingang des Angebots auf dem E-Vergabe-Server, zusammen mit einer präzisen Zeitangabe. Weitere Vorteile für Bieter und Auftraggeber liegen darin, dass das Vergabeverfahren durch die elektronische Angebotsabgabe deutlich schneller und kostensparender vonstattengeht. Alle relevanten Dokumente können unkompliziert digital übermittelt werden – ohne fehleranfällige Papierformulare und ohne das Risiko eines Verlusts von Dokumenten während des Bearbeitungsvorgangs. Zudem sind die Verfahren transparenter und für eine größere Anzahl an Bietern zugänglich.
Was ist die Angebotsabgabe in Textform?
Die Angebotsabgabe in Textform vereinfacht die Angebotsabgabe: Nach § 126 BGB müssen Bieter ihre Angebote nicht mehr elektronisch oder händisch unterschreiben und einscannen, wenn sie diese Form wählen – auch dann nicht, wenn Auftraggeber ein Textfeld für die Unterschrift vorgeben. Es reicht aus, wenn Bieter in der Erklärung zur Angebotsabgabe ihren Unternehmensnamen sowie den Namen des Erklärenden aufführen. Diese Erklärung muss auf einem dauerhaften Datenträger vorliegen, z. B. einer E-Mail oder einem anderen elektronischen Speichermedium.
ANGEBOTSABGABE IM UNTERSCHWELLENBEREICH: WELCHE REGELUNGEN GELTEN?
Angebote für nationale Bauaufträge im Unterschwellenbereich – also unterhalb des EU-Schwellenwertes – können je nach Präferenz der Auftraggeber sowohl elektronisch als auch schriftlich abgegeben werden.
Die in vielen Bundesländern geltende Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) besagt, dass Auftraggeber seit dem 01.01.2020 grundsätzlich elektronische Angebote akzeptieren müssen, sofern sie im öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsbereich liegen. Damit gelten für sie dieselben Regeln wie für den Oberschwellenbereich.
Auch wenn inzwischen die meisten Angebotsabgaben elektronisch erfolgen, ist die elektronische Abgabeform noch keine Pflicht bei Bauaufträgen, die unter die Vergabeordnung (VOB) im Bau fallen und unter dem EU-Schwellenwert liegen. Hier können die Auftraggeber die Form der Angebotsabgabe wählen.
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Bei der Vergabe von unterschwelligen Liefer- und Dienstleistungen legt ebenfalls der Auftraggeber die Form der Angebotsabgabe fest.
Achtung: Bei elektronischen Angebotsabgaben unter VOL ist eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur verpflichtend. Eine Angebotsabgabe in Textform ist somit nicht möglich.
CHECKLISTE: WORAUF SOLLTEN SIE BEI DER ANGEBOTSABGABE ACHTEN?
Bei der Angebotsabgabe ist es entscheidend, dass Ihr Angebot vollständig, professionell und überzeugend ist. Hier ist eine Checkliste mit wichtigen Punkten, die Sie beachten sollten:
- Art der Angebotsabgabe: Elektronisch oder in Papierform? Lesen Sie die Vergabeunterlagen genau: Welche Form der Angebotsabgabe ist gefordert? Studieren Sie die Bekanntmachung genau, um keine formalen Fehler zu machen und eventuell von der Ausschreibung ausgeschlossen zu werden.
- Vollständige Informationen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot alle geforderten Informationen zu Lieferzeit, Preis, Referenzen und Kontaktmöglichkeiten enthält.
- Unterlagen: Welche Unterlagen müssen eingereicht werden? Prüfen Sie die Vollständigkeit der Unterlagen vor Angebotsabgabe, um Nachforderungen zu vermeiden.
- Signatur: Gleichen Sie noch einmal ab, ob bei Ihrer Angebotsabgabe eine (elektronische) Unterschrift erforderlich ist.
- Angebotsfrist: Angebote müssen stets innerhalb der geltenden Angebotsfrist eingereicht werden – z. B. postalisch oder über die eVergabe-Plattform. Notieren Sie sich deshalb die Frist, um sie nicht zu verpassen.
FAZIT: ANGEBOTE ABGEBEN UND ÖFFENTLICHE AUFTRÄGE GEWINNEN
Die Angebotsabgabe in Vergabeverfahren ist ein komplexer Prozess, der durch das Vergaberecht geregelt wird. Insbesondere bei EU-Ausschreibungen ist die elektronische Vergabe obligatorisch, während im Unterschwellenbereich verschiedene Regelungen gelten können. Die elektronische Angebotsabgabe setzt sich jedoch immer weiter durch und sorgt für effizientere und transparentere Prozesse. In jedem Fall ist es wichtig, die jeweiligen Anforderungen für die Angebotsabgabe genau zu beachten, um erfolgreich an Vergabeverfahren teilzunehmen.
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Was bedeutet Angebotsabgabe? - eine Definition
