Bedarfsposition

WAS IST EINE BEDARFSPOSITION? - EINE DEFINITION

Bedarfspositionen sind Leistungspositionen im Leistungsverzeichnis, bei denen zum Zeitpunkt der Ausschreibung bzw. des Verfahrens zur Vergabe eines öffentlichen Auftrags noch nicht feststeht, ob und in welchem Umfang sie bei Durchführung der Leistung bzw. des Auftrags erforderlich werden.

Die Entscheidung über ihre Ausführung trifft der Auftraggeber erst zu einem späteren Zeitpunkt. Die gewünschte Leistung bzw. Position wird bei Bedarf also erst später beauftragt.

Über die Bedarfspositionen erhalten Auftraggeber auch für unvorhersehbare Situationen Angebote. Anders als bei den sogenannten Grundpositionen, die ohne jeden Vorbehalt zur Ausführung gelangen sollen, entscheiden Auftraggeber über die Beauftragung von Bedarfspositionen erst nach Angebotskenntnis oder sogar erst während der Auftragsausführung.

Solche Wahl- und Bedarfspositionen sind nur in engen Grenzen zulässig.

Bedarfspositionen müssen als solche in der Leistungsbeschreibung gekennzeichnet werden und dürfen vom Auftragswert nur von untergeordneter Bedeutung sein. In der Regel dürfen sie 10 %, maximal 15 % des ursprünglichen Auftragswertes nicht überschreiten.

Der Umgang mit Bedarfspositionen ist im deutschen Vergaberecht nicht einheitlich geregelt:

• In der Vergabeverordnung (VgV) findet sich keine eigenständige Regelung zu Bedarfspositionen.
• Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) enthält dagegen eine ausdrückliche Regelung.

WAS BEDEUTET BEDARFSPOSITION OHNE GB?

Im Leistungsverzeichnis werden Bedarfspositionen mit GB und ohne GB angegeben.

• „Mit GB“ bedeutet, dass der Einheitspreis (EP) sowie der Gesamtbetrag angegeben werden soll.
• Bei Eventualpositionen ohne GB hingegen ist nur der Einheitspreis anzugeben.

WAS IST DER UNTERSCHIED VON BEDARFSPOSITIONEN ZU WAHL- ODER ALTERNATIVPOSITIONEN?

Wahl- oder Alternativpositionen unterscheiden sich von Bedarfspositionen vor allem dadurch, dass sie nicht zusätzlich zu den Grundpositionen beauftragt werden, sondern nach Wahl des Auftraggebers bestimmte Grundpositionen ersetzen.

WANN SIND BEDARFSPOSITIONEN ZULÄSSIG?

Bedarfspositionen widersprechen dem bei der Auftragsvergabe vom Auftraggeber zu beachtenden Grundsatz der eindeutigen und erschöpfenden Beschreibung der Leistung. Auch erschweren sie die Kalkulation des Preises. Sie sind daher nur in engen Grenzen zulässig.

Bedarfspositionen dürfen vom Auftraggeber auch nicht dazu genutzt werden, Mängel einer unzureichenden Vorbereitung des Vergabeverfahrens auszugleichen. Sie sollten überhaupt nur dann verwendet werden, wenn es dem öffentlichen Auftraggeber nicht möglich ist, den tatsächlichen Bedarf zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Angebotswertung zu ermitteln. Der Auftraggeber muss im Vergabevermerk zudem festhalten, dass er die ernsthafte Absicht hat, die Leistung bei Bedarf zu beauftragen.

Unzulässig ist eine Verwendung von so zahlreichen oder so bedeutsamen Bedarfspositionen, dass nicht mehr ermittelt werden kann, welches Angebot das wirtschaftlichste ist. Gegen die Aufnahme solcher Bedarfspositionen können sich Unternehmen in einem Nachprüfungsverfahren zur Wehr setzen.

AN WELCHE WEITEREN VORAUSSETZUNGEN SIND BEDARFSPOSITIONEN GEKNÜPFT?

Zur Gewährleistung eines transparenten Vergabeverfahrens sind in den Vergabeunterlagen auch die Kriterien bekannt zu geben, die für die Inanspruchnahme von Bedarfspositionen maßgebend sein sollen.

WERDEN BEDARFSPOSITIONEN BEI DER ANGEBOTSWERTUNG BERÜCKSICHTIGT?

Bedarfspositionen sind bei der Angebotswertung zu berücksichtigen.

Wenn Bedarfspositionen bei der Angebotsabgabe beliebig mit Preisen angeboten werden könnten, ohne dass dies Auswirkungen auf die Auftragschancen hätte, wäre der Bieter im Nachteil, der einen realistischen, sorgfältig kalkulierten Preis zur Bedarfsposition abgibt. Zugleich wäre der Auftraggeber gezwungen, den Zuschlag auf das (ohne Berücksichtigung der Bedarfspositionen) wirtschaftlichste Angebot zu erteilen, auch wenn das eine überteuerte Bedarfsposition anbietet.

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