Templates für Emails sparen Zeit und erleichtern Ihren Geschäftsalltag, da Sie bestimmte Elemente und Textbausteine wiederverwenden können, ohne jedes Mal eine komplett neue Mail aufsetzen und formatieren zu müssen.
In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin zeigen wir, wie Sie eine Mail-Vorlage erstellen und was Sie beim Schreiben beachten müssen. Machen Sie sich mit den wichtigsten Punkten einer E-Mail-Vorlage vertraut und erfahren Sie, für welche Art von E-Mails eine Vorlage sinnvoll ist.
Was ist eine E-Mail-Vorlage? – eine Definition
Eine E-Mail-Vorlage ist ein Textmuster, das bestimmte Informationen und Textbausteine enthält, die häufig wiederkehren. Der Vorteil einer solchen Versand-Vorlage ist, dass Sie dieselbe E-Mail nicht zweimal schreiben und formatieren müssen. So sparen Sie Zeit und gestalten Ihre Prozesse schneller und effizienter.
Gleichzeitig ist ein E-Mail-Template keine Massenmail: denn mit personalisierbaren Feldern können Sie Ihre E-Mail individuell auf den jeweiligen Empfänger zuschneiden – mit relevanten Informationen und der passenden Kundenansprache.
Welche Vorteile bieten Mailvorlagen?
E-Mail-Vorlagen bieten Ihnen gleich mehrere Vorteile:
- Sie sparen Zeit, weil Sie nicht jede Mail komplett neu schreiben müssen
- Sie wählen für jeden Anlass die passende Kundenansprache
- Sie stellen sicher, dass Ihre Mails ein einheitliches Format und Design haben
- Sie minimieren die Fehlerwahrscheinlichkeit
Für welche Art von E-Mails ist ein Template sinnvoll?
Eine Mail-Vorlage bietet sich vor allem bei Standardnachrichten an, die Sie regelmäßig an verschiedene Empfänger verschicken, die jedoch vom Inhalt und Aufbau identisch oder zumindest sehr ähnlich sind.
Hier sind einige Beispiele für E-Mails, für die Sie eine Vorlage erstellen können:
Für diese Arten von E-Mail bieten sich Mail-Vorlagen an. Denn: Die harten Fakten, die Sie vermitteln möchten, und die Absicht Ihres Anschreibens sind in der Regel identisch – oder zumindest sehr ähnlich. Es genügt, wenn Sie die E-Mail mit allen wichtigen Punkten ein einziges Mal formulieren und als Vorlage speichern. Das abgelegte E-Mail-Template können sie später mit wenigen Klicks abrufen und bei Bedarf geringfügige Änderungen vornehmen, um Ihre Mail zu personalisieren.
Was sind wichtige Punkte, die in einer E-Mail-Vorlage eingegliedert werden müssen?
Betreffzeile: Mit der Betreffzeile möchten Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken, damit er Ihre Mail öffnet. Je nach Zweck der Mail können Sie sich eine spannende Betreffzeile überlegen, die Sie für alle Mails dieser Art nutzen, z. B. für Ihre Akquise-Mails. Allerdings kann es auch hier sinnvoll sein, ein personalisierbares Element einzubauen, indem Sie z. B. den Empfänger persönlich ansprechen.
Anrede: Wenn Sie sich für eine passende Anrede entschieden haben, kann auch diese standardisiert und in einer Mailvorlage gespeichert werden.
Call-to-Action: Als Call-to-Action bezeichnet man die Handlungsaufforderung an den Empfänger einer Mail. Was genau Sie erreichen möchten, ist je nach Art der Mail zwar unterschiedlich, bleibt jedoch in der Regel bei jeder E-Mail derselben Art gleich. Somit können Sie Ihren wohlüberlegten CTA gut in einem Template verwenden.
Grußformel: Auch die Grußformel muss nicht jedes Mal neu formuliert werden. Entscheiden Sie sich je nach Art der E-Mail für eine Variante und speichern Sie sie in Ihrer Mailvorlage.
Signatur: Eine professionelle Signatur darf in keiner Geschäftsmail fehlen. In Ihren E-Mail-Vorlagen können Sie Ihre Signatur mit allen wichtigen Angaben einmalig anlegen und speichern. Die meisten Software-Anwendungen bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo in die Signatur zu integrieren.
Die DTAD Plattform – E-Mail-Vorlagen für Ihre effiziente Kundenakquise
Auch in der DTAD Plattform stehen Ihnen mit dem sogenannten Kontaktassistenten eine Vielzahl von Textvorlagen für Ihre Akquise-Anschreiben bereit. Diese Vorlagen sind direkt in den relevanten Ausschreibungen, Bauaufträgen und Firmen integriert und können mit einem Klick geöffnet werden. Alle erforderlichen Firmen- und Kontaktdaten sind bereits hinterlegt.
Wählen Sie eine passende Vorlage aus und gestalten Sie mit den eingebundenen Textbausteinen Ihre Prozesse der Kundengewinnung schneller und effizienter.
Die rechtssicheren Formulierungen werden durch weitere praktische Funktionen ergänzt: Der Betreff Ihrer E-Mail enthält automatisch den Projektnamen, über den Sie den Kontaktassistenten geöffnet haben. Zudem werden personalisierte Kontaktdaten an definierten Stellen eingefügt.
Weitere Vorteile des DTAD Kontaktassistenten: Sie haben die Möglichkeit, alle E-Mail-Templates vollständig anzupassen und zu individualisieren. Alternativ können Sie auch eigene Versandvorlagen erstellen und im Team freigeben.
Welche E-Mail-Vorlagen bietet der DTAD Kontaktassistent?
Der Kontaktassistent der DTAD Plattform bietet Textvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle, darunter:
- Anfrage zur Aufnahme auf Bieterliste
- Bitte um Begründung bei Nicht-Bezuschlagung
- Bitte um Fristverlängerung
- Akquise-Anschreiben für gewerbliche Bauprojekte
- Vorlage für Subunternehmer zur Vorstellung bei Generalunternehmern
- Vorlagen für die Vernetzung bzw. den Aufbau von Partnerschaften im B2B-Bereich
Fazit: E-Mail-Vorlagen – schnellere Prozesse, einheitliche Ansprache
E-Mail-Templates unterstützen Sie im E-Mail-Marketing, denn Sie sparen Zeit und profitieren von optimierten Prozessen im Geschäftsalltag. Mit wenigen Klicks können Sie auf die passende Vorlage zugreifen, in der alle wichtigen Informationen und Textbausteine enthalten sind.
Wiederkehrende Elemente können ganz einfach übernommen werden. Für eine personalisierte Kundenansprache lassen sich Ihre E-Mail-Templates bei Bedarf individuell an den besonderen Anlass und Empfänger anpassen.
Was ist eine E-Mail-Vorlage? – eine Definition
