AUSSCHREIBUNGEN EFFIZIENT BEARBEITEN: SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG

Wenn Sie Ausschreibungen bearbeiten, stehen Sie einem umfassenden Prozess mit vielen Fallstricken gegenüber. Damit Sie effizient an Ausschreibungen teilnehmen können, müssen Sie sich entsprechend vorbereiten und bestimmte Schritte beachten.

WIE BEARBEITET MAN EINE AUSSCHREIBUNG MIT SYSTEM? - DIE 4-FARB-METHODE

Viele Unternehmen, die an Ausschreibungen teilnehmen, fragen sich: Was muss ich bei einer Ausschreibung beachten? Was gehört in eine Ausschreibung? Und wie bearbeite ich sie möglichst effektiv? Wir haben einen 4-Punkte-Plan zusammengestellt, wie Sie die Vergabeunterlagen systematisch auf alle Anforderungen hin überprüfen können, um daraufhin ein passendes Angebot zu erstellen und Ihre Chancen auf den Zuschlag zu erhöhen.

Tipp: Sie sind auf der Suche nach passenden Ausschreibungen aus Ihrer Branche? Dann nutzen Sie die Möglichkeiten der DTAD Plattform und lernen Sie unser Tool im unverbindlichen Test kennen.

VORARBEIT: ERSTELLEN SIE EINE KOPIE DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

Bevor Sie mit der Bearbeitung der Unterlagen beginnen, sollten Sie eine digitale oder analoge Kopie der Originalunterlage anfertigen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn sich während des Vergabeverfahrens Änderungen ergeben und Sie Korrekturen im Originaldokument vornehmen müssen: Sie wären nicht der erste Bieter, der wegen nicht (mehr) eindeutiger Eintragungen bereits vor der eigentlichen Angebotswertung ausgeschlossen wird.

Das Original legen Sie beiseite. Die Kopie bearbeiten Sie nach den vier folgenden Gesichtspunkten:

1. alle formalen Anforderungen markieren Sie blau
2. alle konzeptionellen Anforderungen markieren Sie grün
3. alle preislichen Anforderungen markieren Sie gelb
4. alle rechtlich relevanten Aspekte markieren Sie rot
   
   

Tipp: Moderne KI-Systeme können Sie inzwischen sehr gut bei vielen Schritten im Angebotsprozess unterstützen, indem sie Unterlagen analysieren und evaluieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zur KI im Ausschreibungsverfahren.

SCHRITT 1: SICHTEN SIE DIE AUSSCHREIBUNGEN NACH FORMALEN ANFORDERUNGEN (BLAU)

In immer mehr Ausschreibungen finden Sie eine Auflistung aller Unterlagen, die von der ausschreibenden Stelle bei der Einreichung des Angebotes gefordert werden. Vorsicht und Sorgfalt sind bei der Überprüfung geboten: Es gibt immer wieder Ausschreibungsunterlagen, in denen im Fließtext ergänzend auf eine Zertifizierung, Eigenerklärung oder dergleichen verwiesen wird, die nicht in der Auflistung erscheint. Auch hier kann Ihnen KI helfen, formale Anforderungen im Subtext zu identifizieren.

Markieren Sie sich alle Hinweise in Blau, so dass Sie die Anforderungen auf einen Blick sehen. Achten Sie ebenso auf die geforderte Aktualität der Nachweise: Wie alt darf ein jeweiliges Dokument maximal sein? Setzen Sie sich einen entsprechenden Vermerk.

Tipp: Über die DTAD Plattform können Sie Vergabeunterlagen nach konkreten Schlagworten durchsuchen und können so schneller einschätzen, ob sich eine Angebotsabgabe für Ihr Unternehmen lohnt.

So behalten Sie den Überblick über formale Anforderungen

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Anforderungsliste in der Ausschreibung. Duplizieren Sie die Anforderungsliste der Vergabestelle und notieren Sie, welche Form und Aktualität verlangt sind. Oder – wenn keine solche Liste beiliegt – erstellen Sie sich eine eigene Liste und haken Sie ab, welche Unterlagen bereits vorliegen. Bündeln Sie alle Unterlagen in einem zentralen (bestenfalls digitalen) Ordner mit dem Originalangebot, z. B. in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Weitere wichtige Schritte:

• Form und Aktualität: Prüfen Sie zu Beginn, ob alle Unterlagen entsprechend vorliegen. Falls nicht, widmen Sie sich zunächst der Beschaffung dieser Unterlagen.
• Subunternehmer: Prüfen Sie, ob die Anforderungen auch für mögliche Subunternehmer gelten. Falls ja, bitten Sie Ihre Partner darum, alle Dokumente form- und fristgerecht bereitzustellen.

SCHRITT 2: SICHTEN SIE DIE AUSSCHREIBUNGEN NACH KONZEPTIONELLEN ANFORDERUNGEN (GRÜN)

Markieren Sie alle Anforderungen in Grün, die Sie in Konzepten, Erklärungen oder Fragekatalogen berücksichtigen müssen.

An dieser Stelle ist der vorherige Blick auf die Bewertungsmatrix essenziell. Bei Ausschreibungen, in denen es zu 100 % um den Preis geht, müssen lediglich preisrelevante Kriterien grün markiert werden; denn längere Darlegungen zu Service, Qualität oder weiteren Bewertungsparametern finden keine Berücksichtigung und können somit entfallen.

Bei Ausschreibungen mit mehreren Bewertungskriterien ist es dagegen wichtig, dass Sie zu allen in die Bewertung einfließenden Punkten auch Stellung beziehen. Selbst wenn Sie nicht alle Anforderungen mit Höchstpunktzahl erfüllen, wäre es ärgerlich, wenn Sie Punkte aufgrund fehlender Angaben nicht erhalten.

So überzeugen Sie mit Ihrem Konzept

Versetzen Sie sich in die Lage der Vergabestelle, die Ihre Darlegungen bewerten muss. Die Aufgabe der Vergabestelle ist es, möglichst eindeutig und präzise zu begründen, weshalb Ihr Konzept mehr oder weniger Punkte als die Konkurrenz erhält. Aus diesem Grund stehen in den meisten Konzeptanforderungen relativ offen die Kriterien, nach denen die Punkte vergeben werden.

Tipp: Unterstützen Sie die Vergabestelle bei der Auswertung, indem Sie werbliche Ausschmückungen vermeiden. Gehen Sie präzise auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung ein. Übernehmen Sie bestenfalls vollständige Textabschnitte, wenn Sie die Anforderungen erfüllen. Die Vergabestelle findet somit schnell ihre Anforderungen wieder und kann zügig beurteilen, ob und wie viele Punkte sie vergeben kann.

Praxis-Beispiel: Konzeptionelle Anforderungen direkt adressieren

Im Rahmen einer Ausschreibung zu einem IT-Service-Help-Desk schreibt die Vergabestelle unter „Bewertungskriterium Servicequalität“: „Der 1st-Level-Support muss mindestens von 8 bis 18 Uhr erreichbar sein (5 Punkte), besser aber in der Zeit von 6 bis 22 Uhr (7 Punkte).“

Nicht zielführender Konzeptansatz: „Unser Unternehmen zeichnet sich seit jeher durch eine hohe Servicequalität aus. Schon unser Gründervater prägte 1823 mit wegweisenden Konzepten eine moderne Belegung des Wortes Servicequalität. Noch heute sind unsere Mitarbeitenden von früh morgens bis spät in den Abend flexibel erreichbar und haben für Sie gern und stets freundlich eine offene Dialogbereitschaft.“

Optimaler Konzeptansatz: „Unser 1st-Level-Support ist in der Zeit von 6 bis 22 Uhr besetzt und erreichbar.“

SCHRITT 3: SICHTEN SIE DIE AUSSCHREIBUNGEN NACH PREISLICHEN ANFORDERUNGEN (GELB)

Selbst bei großvolumigen komplexen Ausschreibungen sind Preisblätter oft einfach gehalten. Vergabestellen bevorzugen es, ein Angebotsblatt oder Formular zu nutzen, in das Sie den Preis (netto/brutto) eintragen und sich daran binden. So sind die Endpreise aller Bieter am besten vergleichbar.

Wichtig: Grundsätzlich schulden Sie alles, was in der Leistungsbeschreibung verlangt ist, und genau dafür geben Sie einen Preis ab (oder mehrere hochgerechnete Einzelpreise, die eine Summe bilden).

Verlassen Sie für die Ausschreibung Ihren Gedankenpfad aus Produktsicht. Die Vergabestelle definiert bei einer Ausschreibung Ihr „Produkt“ bzw. Ihre „Dienstleistung". Wenn in der Leistungsbeschreibung beispielsweise verlangt ist, dass Sie die Produkte frei Haus liefern müssen und es mehrere Abgabestellen gibt, wird möglicherweise nicht jede Abgabestelle und eine explizite Preisposition gebildet. Sie müssen jedoch all Ihre Kosten im Angebot unterbringen und die Kosten für die Anlieferung an den einzelnen Stellen mit in die Gesamtsumme einkalkulieren.

Wichtige Schritte für die preislichen Anforderungen

Achten Sie bei der Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf alle kostenrelevanten Details und markieren Sie diese gelb.

Weitere wichtige Schritte:

• Liste der Kostenfaktoren: Erstellen Sie bei komplexeren Ausschreibungen eine separate Liste, in der Sie alle Kostenfaktoren auflisten.
• Endkalkulation: Bei der Endkalkulation gehen Sie dann die Liste und/oder alle gelb markierten Faktoren nochmals durch und überprüfen, ob alle Punkte in der Kalkulation berücksichtigt sind. KI-Tools können Sie hierbei unterstützen.

Praxis-Beispiel: Zusätzliche preisliche Anforderungen mit aufnehmen

Bei einer Ausschreibung für Facility-Management sollen die Bieter am Ende des Angebotsblatts lediglich einen Preis für prognostizierte 2.000 Arbeitsstunden im Jahr abgeben. Im Fließtext steht jedoch, dass zusätzlich zu den 2.000 Arbeitsstunden einmal im Quartal ein Workshop zu Serviceverbesserungen abzuhalten ist, zu dem der bezuschlagte Bieter zwei Mitarbeitende ganztägig einsetzen soll.

Entsprechend unserer Methodik markieren Sie diesen Zusatzposten gelb und addieren die Mehrkosten anteilig auf die Arbeitsstunde. Andernfalls fehlt Ihnen jegliche Handhabung, wenn Sie die Arbeitsstunden abrechnen wollen, die Vergabestelle jedoch auf den entsprechenden Passus in der Leistungsbeschreibung verweist.

SCHRITT 4: SICHTEN SIE DIE AUSSCHREIBUNGEN NACH RECHTLICH RELEVANTEN ANFORDERUNGEN (ROT)

Behalten Sie auch alle rechtlich relevanten Themen im Blick. Markieren Sie in Rot, wenn beispielsweise:

• bei Spezifikationen gegen das Gebot der Produktneutralität verstoßen wird,
• Fristen oder Formalia nicht eingehalten werden,
• Anlagen nicht plausibel sind,
• die Bewertungsmatrix nicht nachvollziehbar ist oder
• das Transparenz- und Gleichbehandlungsgebot nicht eingehalten wird.
  
  

Umgang mit rechtlich relevanten Anforderungen

Selbst bei gutem Kontakt zur Vergabestelle ist es ratsam, einen möglichen Vergaberechtsverstoß über eine Bieterfrage anzumerken. Schlimmstenfalls nutzt ein anderer Bieter zu einem späteren Zeitpunkt den möglichen Vergaberechtsverstoß, um die Ausschreibung zu „kippen". Gerade mit Blick auf Ihre bereits eingesetzten Ressourcen und sehr guten Chancen, den Auftrag zu gewinnen, wäre es ärgerlich, nicht rechtzeitig reagiert zu haben.

Praxis-Beispiel: Unzulässige Produktspezifikation korrigieren

Eine Vergabestelle schreibt die Sanierung einer Turnhalle aus. In den Vergabeunterlagen steht: „Pos. 17: 40 Duschköpfe Power Soul Cosmopolitan (Firma: Flöhe)“. Sie markieren die Anforderung, da sie dem Grundsatz der Produktneutralität widerspricht. Unterstützen Sie die Vergabestelle und formulieren Sie eine Bieterfrage mit dem Hinweis, dass Sie davon ausgehen, dass auch vergleichbare Produkte angeboten werden können. Bejaht die Vergabestelle dies in einer Bieterinformation, ist dem Formfehler erfolgreich abgeholfen. Wollen Sie dagegen Druck auf die Vergabestelle ausüben, nehmen Sie den Passus zum Anlass einer Rüge.

CHECKLISTE: WAS MUSS ICH BEI DER BEARBEITUNG EINER AUSSCHREIBUNG BEACHTEN?

Eine erfolgreiche Ausschreibungsbearbeitung erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Nutzen Sie unsere praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Schritte beachten:

Passende Ausschreibungen und 4-Farb-Methode

• Relevante Ausschreibungen gefunden?
• Vergabeunterlagen angefragt, z. B. gebündelt über die DTAD Plattform ?
• Formale Anforderungen blau markiert?
• Konzeptionelle Anforderungen grün markiert?
• Preisliche Anforderungen rot markiert?
• Rechtlich relevante Anforderungen gelb markiert?

Prüfung der Teilnahmebedingungen

• Anforderungen erfüllt?
• Entscheidung zur Teilnahme getroffen?

Fristen, Deadlines und formale Kriterien

• Angebotsfrist notiert?
• Genügend Zeit für Ausschreibungsbearbeitung und Angebotsabgabe eingeplant?
• Alle formalen Kriterien eingehalten?
• Doppelte Prüfung (ggf. durch KI) durchgeführt?

Formulierung des Angebots

• Angebot eindeutig und präzise formuliert?
• Übersichtlich und gut lesbar gestaltet?
• Alle geforderten Dokumente auf dem neuesten Stand?
• Preise in der Angebotskalkulation realistisch und nachvollziehbar kalkuliert?
• Alle Posten enthalten?
• Alle Unterlagen von Subunternehmern rechtzeitig vorliegend und vollständig?

Prüfung auf rechtliche Verstöße und Unklarheiten

• Rechtliche Verstöße geprüft: Keine Verstöße gefunden oder Verstöße gemeldet?
• Weitere Unklarheiten geklärt?

FAZIT: AUSSCHREIBUNGEN BEARBEITEN - MIT SYSTEM ZUM ERFOLG

Durch eine systematische Bearbeitung von Ausschreibungen legen Sie den Grundstein für Ihren Erfolg im öffentlichen Sektor. Mit den hier vorgestellten Schritten, Methoden und der Checkliste sind Sie bestens gerüstet, um sich passende öffentliche Aufträge zu sichern. Die DTAD Plattform unterstützt Sie bei der Suche nach relevanten Ausschreibungen und geeigneten Akquise-Möglichkeiten: