Tipp 1: Bilden Sie eigene Expert:innen aus
Bestimmen Sie „Ausschreibungsbeauftragte“, die Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen sammeln und anderen Teammitgliedern Tipps im Umgang mit den oft komplizierten Vorgaben geben können.
Tipp 2: Finden Sie erfolgversprechende Ausschreibungen
Nutzen Sie eine professionelle Plattform. Diese scannt binnen Sekunden tausende Quellen, findet die für Sie relevanten Ausschreibungen und zeigt direkt, wie hoch Ihre Chancen zur Auftragsgewinnung sind.
Tipp 3: Behalten Sie alle Fristen im Blick
Nach rechtzeitiger Anforderung der Vergabeunterlagen sind vor allem die Abgabefristen bindend. Bieterfirmen tragen allein das Risiko einer verspäteten Zustellung. Bei E-Vergabe-Plattformen müssen alle Dateien vor Fristablauf vollständig hochgeladen sein.
Tipp 4: Erbringen Sie alle geforderten Nachweise
Achten Sie darauf, dass Sie alle benötigten Dokumente (nicht älter als drei Monate) rechtzeitig zur Abgabe an einer zentralen und allen bekannten Stelle vorliegen haben. Insbesondere Transparenz im Team beugt hektischen Momenten kurz vor Angebotsabgabe vor.
Tipp 5: Beachten Sie Aufbau und Form
Die Angebots- und Bewerbungsbedingungen (inkl. Reihenfolge der Unterlagen) sind oft zwingend vorgegeben. Selbst kleine Abweichungen können zu Formfehlern führen. Der Teilnahmeausschluss droht.
Tipp 6: Halten Sie alle Anforderungen ein
Bei detaillierter Leistungsbeschreibung halten Sie sich exakt an die Anforderungen der Vergabestelle. Nehmen Sie keine Streichungen oder Ergänzungen vor und achten Sie auf die vollständige Bearbeitung aller Punkte sowie auf eine nachvollziehbare Angebotskalkulation.
Tipp 7: Entfernen Sie eigene AGBs
Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) der ausschreibenden Stelle. Somit dürfen an keiner Stelle die AGBs des Bieters beigefügt sein. Dies gilt als Veränderung der Vergabeunterlagen und führt zum sofortigen Ausschluss.
Tipp 8: Vermeiden Sie fehlende Unterschriften
Das Angebot muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift (bzw. elektronischen Signatur) an allen hierfür vorgesehenen Stellen unterzeichnet sein. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zum Prüfen dieses Punktes. Schnell werden entscheidende Stellen übersehen.
Tipp 9: Räumen Sie Unklarheiten rechtzeitig aus
Bieter und Vergabestellen interpretieren Leistungsverzeichnisse teils unterschiedlich. Schließen Sie rechtzeitig Missverständnisse durch schriftliche Aufklärungsversuche aus. Bei Mängeln müssen Sie den Auftraggeber darauf hinweisen (Rüge).
Tipp 10: Nehmen Sie die Herausforderung an
Obwohl die Vorgaben streng, die Dokumente zahlreich und die Hürden teilweise groß sind – die Chancen für Sie sind es auch. Stellen Sie sich der Herausforderung. Das Expertenteam des DTAD unterstützt Sie gern mit weiteren Tipps und relevanten Ausschreibungen.
Öffentliche Ausschreibungen einfach finden und verwalten
Mit dem digitalen Tool der DTAD Plattform erhalten Sie Zugang zu über 450.000 aktuellen Ausschreibungen. Filtern Sie gezielt nach relevanten Projekten und erhalten Sie in Echtzeit Updates bei Veränderungen. Akquise-Prognosen, Marktanalysen und ein CRM-Ansatz stehen neben detaillierten Auftragsinformationen bereit.
Nutzen Sie den DTAD für die Umsetzung Ihrer Akquise-Maßnahmen im öffentlichen Bereich. Alle Möglichkeiten lassen sich in der unverbindlichen Testphase entdecken.
Tipp 1: Bilden Sie eigene Expert:innen aus
