eForms

WAS SIND EFORMS? - EINE DEFINITION

eForms sind neue elektronische Standardformulare, mit denen die Bekanntmachungen zu EU-weiten Vergabeverfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge veröffentlicht werden.

Mit dem neuen Bekanntmachungsstandard eForms werden die bisherigen EU-Standardformulare für EU-weite Auftrags- und Vergabebekanntmachungen ersetzt.

Die bisherigen Formulare beruhten auf Formularen in Papierform. Mit den eForms vollzieht die Europäische Union einen Wechsel von der bisherigen Darstellung der Bekanntmachungs-Daten in Standardformularen hin zu einer rein technischen Beschreibung der zu veröffentlichenden Informationen.

Die eForms können nicht nur auf nationale Besonderheiten angepasst, sondern auch technisch in die unterschiedlichen nationalen Vergabeplattformen integriert werden. Die eForms enthalten Beschreibungen für jedes Datenfeld.

WAS WIRD ANDERS DURCH EFORMS?

Anders als die bisherigen, von der EU-Kommission online zur Verfügung gestellten Standardformulare, die als Dokumente (pdf-Formulare) an das Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU gesendet werden müssen, sind die eForms keine festen, in sich abgeschlossenen Formularvorlagen.

Die einzelnen Bekanntmachungen setzen sich vielmehr aus vom Auftraggeber ausgefüllten Datenfeldern zusammen.

Im Anhang zur Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 sind insgesamt 282 Datenfelder vorgegeben. Den einzelnen Felder wiederum sind 45 Kategorien zugeordnet. Auf diese Weise sollen 40 verschiedene Bekanntmachungsformate zusammengestellt werden können. Die europaweite einheitliche Nutzung der in der Durchführungsverordnung vorgegebenen Datenfelder ist für die Mitgliedsstaaten in Teilen verpflichtend ist, teilweise wird die Nutzung entsprechenden nationalen Regelungen überlassen, teilweise sieht die Verordnung eine optionale Nutzung vor.

WAS SOLL EFORMS BEZWECKEN?

eForms soll es Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen interessiert sind, vor allem erleichtern, die für sie interessanten Bekanntmachungen zu finden. Daneben sollen eForms den Verwaltungsaufwand reduzieren und es allgemein leichter machen, datengestützte Aussagen und Entscheidungen über öffentliche Ausgaben zu treffen sowie für mehr Transparenz gegenüber den Bürgern zu sorgen.

Aus Sicht der Europäischen Union sind eForms als „das Herzstück der digitalen Transformation der öffentlichen Auftragsvergabe in der EU“ anzusehen, mit der die Qualität und die Analyse von Daten erheblich verbessert werden kann.

Auch nach Einschätzung des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWK) bieten eForms eine sehr gute Grundlage und Chance zur weiteren Standardisierung und Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs in Deutschland. Damit werde auch die elektronische Vergabe (E-Vergabe) öffenlicher Aufträge weiter gestärkt.

WAS IST DIE RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE EINFÜHRUNG DER EFORMS?

Die Einführung von eForms stützt sich auf die von der Europäischen Kommission erlassene Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 vom 23.09.2019 (eForm Durchführungsverordnung). Laut dieser Durchführungsverordnung sind ab dem 25.10.2023 zwingend nur noch die neuen Standardformulare statt der bisherigen EU-Standardformulare zu verwenden.

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 wird die bis dahin geltende Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 ersetzt, welche bestimmte Standardformulare für EU-weite Bekanntmachungen im TED-Meldesystem des Amts für Veröffentlichungen der EU in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte festgelegt hatte.

Die Durchführungsverordnungen sind jeweils auf die Vergabe öffentlicher Aufträge, deren geschätzter Auftragswert die EU-Schwellenwerte erreicht oder übersteigt (EU-Vergaberecht), anzuwenden.

WANN SIND DIE EFORMS VERPFLICHTEND ANZUWENDEN?

Die Verwendung der eForms ist für öffentliche Auftraggeber schon seit November 2022 auf freiwilliger Basis möglich.

Ab dem 25.10.2023 werden sie bei EU-weiten Auftragsvergaben nach den Regeln des EU-Vergaberechts für Vergabestellen zur Pflicht.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Verwendung von eForms in den Online-Formularen bei EU-weiten Ausschreibungen obligatorisch, und das Amt für Veröffentlichungen wird nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptieren.

Auf dem TED-Portal werden die bis zum 24.10.2023 eingegangenen Bekanntmachungen nach dem TED-Schema weiterhin angezeigt. Bis dahin akzeptiert das Amt für Veröffentlichungen sowohl die aktuellen TED-Schema-Bekanntmachungen als auch die neuen eForms-Bekanntmachungen. Auf dem TED-Portal werden sowohl die aktuellen TED-Schemata als auch die eForms-Bekanntmachungen angezeigt.

WIE WERDEN DIE EFORMS IN DEUTSCHLAND EINGEFÜHRT?

An der Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs arbeitet bis dato eine Bund-Länder-Kooperation ("Kooperationsprojekts zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“), an welcher neben dem Bund, die Freie Hansestadt Bremen, die Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beteiligt sind.

Seit Herbst 2019 widmet sich die Kooperation im Auftrag des IT-Planungsrates der weiteren Modernisierung der nationalen Fachdatenarchitektur des öffentlichen Einkaufs. Als Zentrale Akteure in die Bund-Länder-Kooperation sind die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) eingebunden. Nach dem geplanten Betriebskonzept zu XStandards Einkauf (XSE) ist eForms-DE neben bereits etablierten Standards wie XRechnung als Bestandteil der XStandard-Familie vorgesehen und durch ein eigenes Expertengremium vertreten.

Ursprünglich verfolgte auch das Projekt XVergabe das Ziel, einen einheitlichen Bieterzugang in die unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand zu schaffen. Der nationale XVergabe-Standard wird aktuell jedoch nicht weiterentwickelt.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hat aktuell ein „Konzeptpapier zur rechtlichen Umsetzung der Durchführungsverordnung eForms” erarbeitet. Das Konzeptpapier sieht zusammenfassend folgende Maßnahmen vor:

• Die rechtlich erforderliche Anpassungen sollen in den bestehenden Rechtsverordnungen vorgenommen werden.
• Die Regeln zur Anwendung und Konkretisierung erfolgen im Datenaustauschstandard eForms.
• Aus strategischen Gründen zentrale Angaben für nach EU-Recht fakultative Datenfelder werden in den Rechtsverordnungen als verbindlich festgelegt. Dies könnte Informationen über umwelt- und klimafreundliche, soziale sowie innovative Aspekte im Vergabeverfahren – einschließlich der Chancen für und Erfolge von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Start-Ups – betreffen.
• Der zentrale Bekanntmachungsservice (BKMS) wird als nationaler eSender eingeführt. 

Die näheren Details werden gemäß der Verordnung in einer Fachdatenstandard-Komponente „eForms-DE“ festgelegt. Der Standard wird durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Rahmen der Standardfamilie Standards Einkauf entwickelt.

Seit kurzem liegt die aktuelle Version 1.1.0 des Standards mit einem Umfang von 709 Seiten vor. Sie ersetzt die vorherige Version 1.01 von 350 Seiten Länge.

WIE WERDEN DIE EFORMS BEI VERGABEVERFAHREN OBERHALB DER EU-SCHWELLENWERTE EINGEFÜHRT?

Voraussetzung für die Nutzung von eForms-Muster ist die Einführung eines verbindlichen IT-Standards, der für alle Bekanntmachungen im öffentlichen Auftragswesen gilt. Die Erstellung und Übermittlung von Daten nach den Vorgaben der eForms-Durchführungsverordnung sollen erstmals zentral in einem neuen § 10a Abs. in der Vergabeverordnung (VgV-E) bei den Regeln über die Kommunikation im Vergabeverfahren als „Anforderungen bei der Erstellung elektronischer Bekanntmachungen; Datenaustauschstandard eForms“ geregelt werden.

Die Anwendung der eForms und des Datenaustauschstandards wird damit im Vergaberecht oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Pflicht (vgl. § 10a Abs. 2 VgV-E). Die Regeln sollen über § 2 Satz 1 VgV ebenso für die Vergabe von Bauaufträge gelten, deren geschätzter Auftragswert jeweils den EU-Schwellenwerten erreicht.

WERDEN DIE EFORMS AUCH BEI VERGABEVERFAHREN UNTERHALB DER EU-SCHWELLENWERTE EINGEFÜHRT?

Die Einführung des technischen eForms-Standards als einheitliche Datenarchitektur wird vom BMWK, aber auch bei Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte angestrebt. Dies soll in enger Abstimmung mit den Ländern geschehen. Für das BMWK hat die Nutzung eines einheitlichen Datenaustauschformats entscheidende Vorteile, u. a. hinsichtlich der Qualität und Wirtschaftlichkeit der Erhebung und Auswertung beschaffungsbezogener Daten.

Zudem ließe sich damit die Transparenz beschaffungsbezogener Anforderungen und Ergebnisse sowohl für Unternehmen als auch für die Zivilgesellschaft erheblich steigern.

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