Wird die Vergabestelle ohne entsprechende Bekanntmachung mit einem Nebenangebot konfrontiert, darf sie dieses nicht bezuschlagen.
Was ist ein Nebenangebot? - eine Definition
Ein Nebenangebot (anders als das Hauptangebot) besteht in einer inhaltlichen Abweichung des Angebots zu den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Leistungen, es sei denn, es handelt sich nur um eine technische Spezifikation.
Der Auftraggeber hat in den Vergabeunterlagen anzugeben, ob er Nebenangebote zulässt (vgl. § 35 VgV). Ebenso hat er Regelungen zur Wertung der Nebenangebote aufzuführen (vgl. § 127 Abs. 4 S. 2 GWB). Letztere sind zu werten, wenn sie grundsätzlich erlaubt wurden und den Mindestanforderungen entsprechen. Der Bieter ist verpflichtet, die Anzahl der Nebenangebote aufzulisten und diese zu kennzeichnen.
Das normalerweise während eines laufenden Vergabeverfahrens geltende Verhandlungsverbot zwischen Auftraggeber und Bieter ist aufgehoben, wenn dies zur Klärung geringfügiger technischer oder preislicher Änderungen aufgrund von Nebenangeboten notwendig wird.
Nebenangebote sollen dazu beitragen, Innovationskräfte des Marktes nutzbar zu machen.
Warum müssen Nebenangebote vergleichbar sein?
Eine wichtige Anforderung, welches der Gesetzgeber an die Bewertung von Nebenangeboten stellt, ist die Vergleichbarkeit des Nebenangebotes mit den anderen Hauptangeboten. Nur wenn die Vergabestelle unterscheiden kann, an welchen Stellen Ihr Nebenangebot vom Hauptangebot abweicht, kann sie es zu den anderen Angeboten ins Verhältnis setzen und bewerten.
Achten Sie immer darauf, dass Ihr Nebenangebot sich eng an die Vorgaben der Leistungsbeschreibung hält und machen Sie die Stellen deutlich, an denen Ihr Nebenangebot von den Kriterien für das Hauptangebot abweicht. Halten Sie sich bei der Angebotserstellung immer das Ziel vor Augen. So kann die Vergabestelle problemlos aktenkundig machen, weshalb das Preis-Leistungs-Verhältnis Ihres Nebenangebotes besser ist, als das der konkurrierenden Hauptangebote.
Da die Bezuschlagung von Nebenangeboten schon überproportional häufig Gegenstand von Nachprüfungsverfahren war, sollten Ihre Formulierung so eindeutig und klar wie möglich sein.
Warum müssen Nebenangebote die Mindestanforderungen erfüllen?
Anders als bei der Eignungsleihe können Sie das Nebenangebot nicht nutzen, um unbeliebte Mindestanforderungen des Auftraggebers zu umgehen. Denn die Vergabestellen sind nach Vergaberecht dazu angehalten, Mindestanforderungen zu definieren, die alle Angebote erfüllen müssen, unabhängig von Haupt- und Nebenangebot.
Mit einem Nebenangebot können Sie damit keine Angebot mit beispielsweise geringeren als den geforderten Leistung zu niedrigeren Preisen einbringen.
Für Anbieter mit qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen ist dies eine positive Nachricht. Sie nimmt die Sorge, dass deren Angebote durch sogenannte Dumping-Angebote niedrigerer Qualität sprichwörtlich überholt werden.
Nebenangebote eignen sich andererseits sehr gut für Ausschreibungen, deren Anforderungen nicht exakt zum eigenen Angebot passen. Oder wenn zusätzlich zu den ausgeschriebenen Leistungen weitergehende Services zu einem verhältnismäßig attraktiven Preis ergänzt werden können.
Beispiel Ausschreibung 1
Eine Vergabestelle schreibt eine Straßenkehrmaschine aus, Nebenangebote sind zugelassen. Die Bewertungskriterien sind Preis (50 %), Service (30 %) und Nutzerkomfort (20 %). Als Mindestanforderungen wird u.a. verlangt, dass das Fahrzeug über wenigstens 150 kW Motorleistung verfügt. An Einzelheiten zur Fahrerkabine sind lediglich die Mindestmaße angegeben.
Ein Anbieter hat mehrere Straßenkehrmaschinen im Angebot, ein in Frage kommendes Modell hat aber nur 145 kW, das nächstgrößere 180 kW und ist entsprechend hochpreisiger als das Modell der Konkurrenz, welches 155 kW Motorleistung hat.
Der Anbieter kann aufgrund der Mindestanforderung nur das kW-stärkere Fahrzeug anbieten und entscheidet sich, mit dem größeren Modell ein Nebenangebot abzugeben. Darin hebt er neben der höheren kW-Zahl hervor, dass dieses Fahrzeug ein modernes Radio- und USB-Gerät sowie mehr Beinfreiheit und Fahrkomfort aufgrund einer großzügigeren Fahrerkabine mit ergonomischen Sitzen im Preis enthält.
Die Vergabestelle stellt zunächst fest, dass das Nebenangebot die Mindestanforderungen eingehalten hat, und vergleicht anhand der vorgegebenen Wertungskriterien, welches Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist: das beste Hauptangebot oder das Nebenangebot mit einem höheren Preis und gleichzeitig mehr Komfort.
Da sowohl Preis als auch Nutzerkomfort definierte Entscheidungskriterien für den Auftraggeber sind, kann die Behörde hier ihren Ermessensspielraum nutzen und sich auf Basis einer nachvollziehbaren Begründung für das eine oder andere Angebot entscheiden. Die Chancen für das Nebenangebot haben sich durch die Hervorhebung zusätzlicher Leistungen erheblich verbessert, als wenn nur die Einhaltung der Mindestkriterien und der reine Endpreis verglichen worden wären.
Beispiel-Ausschreibung 2
Eine Vergabestelle schreibt die Beschaffung eines elektronischen Datenarchives (storage space) aus. Die Server sollen vom Anbieter gewartet werden und mit einer Herstellergarantie von fünf Jahren ausgestattet sein. Das alleinige Wertungskriterium ist der Preis.
Da Nebenangebote zugelassen sind, gibt ein Hersteller ein Hauptangebot mit einem attraktiven Preis für die Bereitstellung, Wartung und Garantie während fünf Jahren ab. In einem zusätzlichen Nebenangebot unterbreitet er in allen wesentlichen Parametern dieselbe Offerte – im Bereich Garantie bietet er jedoch abweichend eine Laufzeit von zehn Jahren für einen 5-prozentigen Aufschlag auf den Gesamtpreis an.
Die Vergabestelle kann auch in diesem Fall ihren Ermessensspielraum nutzen und vergleichen, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis des Nebenangebotes besser ist, als das der Hauptangebote (und ggf. auch weiterer Nebenangebote).
Wie kann ich die Bedürfnisse der Behörden gezielt ansprechen?
Im Produktmarkt gibt es einige Gelegenheiten, die eigenen Chancen gegenüber anderer Bieter mittels eines Nebenangebotes zu erhöhen. Besonders da, wo Service, Sicherheit und Leistungsfähigkeit eine besonders große Rolle spielen, können Sie das Sicherheitsbedürfnis von öffentlichen Institutionen für sich nutzen.
Ein Nebenangebot mit etwas mehr Service und / oder Qualität zu platzieren, kann gegenüber anderen Bietern den entscheidenden Vorteil bringen. In diesen Fällen muss es nicht immer der günstigste Preis sein, der zum Ziel führt: Die Beispiele aus der Praxis verdeutlichen, dass das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ebenso zum Akquise-Erfolg im öffentlichen Sektor führen kann.
Mit dem Hintergrundwissen zum Nebenangebot ausgestattet, sind Sie bestens gerüstet für Ihre Angebotsabgaben. Eine passende Ausschreibung ist noch nicht in Sicht? Lassen Sie sich vom DTAD bei Ihrem Akquise-Erfolg unterstützen und sichern Sie sich lukrative öffentliche Aufträge:
