SO VERMARKTEN SIE IHR PERSONAL RICHTIG
Vor allem bei IT- und sicherheitssensiblen Dienstleistungen kommt es dem öffentlichen Auftraggeber häufig darauf an, dass das ausführende Personal besonderen Anforderungen genügt. Aber auch in anderen Branchen spielt es für die Vergabestellen zunehmend eine Rolle, ob das eingesetzte Personal beispielsweise sicherheitsüberprüft ist bzw. über bestimmte Zertifikate oder eine genau festgelegte Berufserfahrung verfügt. Es gibt also gute Gründe, einen genaueren Blick auf das Thema zu werfen und Strategien zu entwickeln, wie Sie Ihr Personal möglichst gewinnbringend in Szene setzen.
Grundsätzlich hat die Vergabestelle zwei Möglichkeiten, das Profil Ihres Personals mit in die Angebotsprüfung aufzunehmen: Zum einen kann sie auf Basis des § 122 Abs. 2 Nr. 3 Mindestkriterien aufstellen, die zur Eignungsprüfung der Bieter im Hinblick auf ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit herangezogen werden. Bei der Wahl der Mindestkriterien ist ihr dabei qua Gesetz kaum eine Schranke gesetzt, die Eignungskriterien müssen lediglich mit dem Auftrag in Verbindung stehen.
Beispielsweise wäre es zulässig, wenn eine Vergabestelle bei einer Ausschreibung zu Schreinerarbeiten nur Bieter als hinreichend geeignet ansehen würde, die über mindestens einen Schreiner mit Meisterbrief verfügen. Allerdings kann die Vergabestelle dann dieses beruflich-fachliche Eignungskriterium nicht mehr als Bewertungskriterium ansetzen, da das Verbot einer Doppelwertung, die sowohl im Rahmen der Eignungs- als auch der Zuschlagswertung erfolgt, dem entgegensteht.
Nur in Ausnahmefällen ist es erlaubt, das Trennungsgebot aufzuheben und Teams, die im Zentrum der Leistungserbringung stehen, in der Eignungs- wie auch in Zuschlagswertung zu prüfen. (Siehe hierzu die Entscheidung des OLG Düsseldorf vom 29.04.2016, VII-Verg 35/14. Leider hat das Gericht keine generellen Kriterien aufgestellt, wann die Trennung aufgehoben werden darf, es bleibt also bei der Einzelfallprüfung.)
Davon abgesehen kann eine Vergabestelle die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des Personals in die Wertungskriterien nur dann mit aufnehmen, wenn das eingesetzte Personal einen erheblichen Einfluss auf das Niveau der Leistungserbringung haben kann (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV). Ein erheblicher Einfluss ist beispielsweise gegeben, wenn geistig-schöpferische Dienstleistungen eingekauft werden sollen; darunter fallen in der Regel auch Beratungs- und Architektenleistungen.
Auf die Bewertungsmethode kommt es an
In diesen Fällen ist es umso wichtiger, das eigene Personal in den Angebotsunterlagen richtig zu „verkaufen“. Vor allem sollten Sie darauf achten, was genau die Vergabestelle in Bezug auf das Personal interessiert. Daher gilt der erste Blick den Wertungskriterien: Diese müssen transparent machen, welche Anforderungen an das Personal in welcher Größenordnung eine Rolle bei der Bewertung spielen. Dazu ist es auch unerlässlich, sich die zu Grunde gelegte Bewertungsmethode genau anzuschauen.
Rechnen Sie einmal anhand Ihrer Merkmale und möglicher Merkmale eines fiktiven Konkurrenzangebotes mit spitzem Bleistift durch, welches Angebot für welche Kriterien ungefähr welche Punkte bekommt. Betrachten Sie auch, welche Gesamtpunktzahl der jeweiligen Angebote sich ergibt, wenn man auch die möglichen Angebotspreise in die Formel eingibt. Nur so können Sie sich wirklich einen Eindruck verschaffen, wie die Vergabestelle am Ende Ihr Angebot auswertet und worauf es bei den Angaben zum Personal wirklich ankommt.
Das eigene Personal richtig einsetzen – oder gegebenenfalls ergänzen
Nach Ihren Proberechnungen haben Sie einen guten Eindruck, ob es der Vergabestelle mehr auf Berufserfahrung, Zertifikate, Sicherheitschecks oder berufliche Qualifikation des einzusetzenden Personals ankommt. Je nach Bewertungskriterien kann es nämlich mehr oder weniger sinnvoll sein, einen jungen Hochschulabsolventen als Projektleiter anstatt eines langjährigen Facharbeiters mit zahlreichen Schulungszertifikaten anzugeben.
In der Regel gilt es hier, dem besonders hohen Sicherheitsbedürfnis der öffentlichen Hand die Referenz zu erweisen und lieber einmal den Chef persönlich in die Unterlagen aufzunehmen, auch wenn dieser in der Dienstleistungserbringung keine operative Rolle spielt. Auch dem öffentlichen Kunden kommt es entgegen, wenn der Hauptverantwortliche zumindest nominell der erste Ansprechpartner ist. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Ihre Angaben hierzu im Rahmen einer gewissen Glaubwürdigkeit bleiben. So wird es Ihnen wohl kaum Punkte bringen, den Inhaber eines 100-Mann-Unternehmens als verantwortlichen Vorarbeiter bei einer Trockenbaumaßnahme anzugeben.
Sollten Sie bei der Betrachtung der Zuschlagskriterien erkennen, dass Sie auf Basis Ihres Personals entscheidende Wertungspunkte womöglich nicht erreichen, sollten Sie zwei Alternativen in Erwägung ziehen: Entweder Sie bemühen sich um einen Subunternehmer und greifen auf dessen qualifiziertes Personal zurück, oder Sie suchen sich freie bzw. neue Mitarbeiter am Markt. Bei letzterem ist zu bemerken, dass das Personal erst bei Beginn der Dienstleistung zur Verfügung stehen muss und nirgendwo definiert ist, welches Arbeitsverhältnis eingegangen werden muss, damit die Ressource als zu Ihrem Unternehmen zugehörig gewertet wird.
Zum Beispiel geschieht es bei Ausschreibungen zu komplexen IT-Projekten häufig, dass Firmen sich im Rahmen der Angebotserstellung von Freelancern versichern lassen, dass sie im Falle der Bezuschlagung auf Basis eines 450-Euro-Arbeitsverhältnisses zur Verfügung stehen. Dann nutzt die Firma die Qualifikation dieses Freelancers bereits in den Angebotsunterlagen, um an mehr Punkte bei der Angebotswertung zu kommen, und sichert sich gleichzeitig dessen Dienste im Falle eines Zuschlags. Beachtet werden muss nämlich immer: Die Vergabestelle kann verlangen, dass Sie das Personal, welches Sie in den Unterlagen angegeben haben, dann auch wirklich bei der Dienstleistungserbringung zum Einsatz bringen!
