DIE VORINFORMATION IM VERGABERECHT UND WAS BIETER BEACHTEN SOLLTEN

Was ist eine Vorinformation? - eine Definition

Im Vergaberecht bezieht sich der Begriff Vorinformation auf eine Mitteilung, die von einem öffentlichen Auftraggeber veröffentlicht wird, um das Interesse potenzieller Bieter bzw. Bewerber an einem bevorstehenden Vergabeverfahren zu wecken. Die Vorinformation dient dazu, die Marktteilnehmenden über die geplante Ausschreibung zu informieren, so dass sich diese frühzeitig darauf vorbereiten können.

Die Veröffentlichung der Vorinformation erfolgt in der Regel im Amtsblatt der Europäischen Union. Zu den abgebildeten Inhalten zählen Informationen, wie:

• den geplanten Auftragsgegenstand,
• das voraussichtliche Verfahren,
• den Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung,
• Kontaktinformationen für mögliche Anfragen.

Die Vorinformation verfolgt zwei übergeordnete Ziele:

• Erhöhung der Transparenz im Vergabeverfahren, indem potenziellen Bietern frühzeitig Informationen zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise können sich interessierte Unternehmen rechtzeitig auf die Ausschreibung vorbereiten und gegebenenfalls strategische Entscheidungen treffen.
• Förderung des Wettbewerbs, indem sie eine größere Anzahl potenzieller Bieter erreicht.

Mit der Vorinformation ergibt sich für Auftraggeber die Möglichkeit, die Fristen der späteren Angebotsabgabe zu verkürzen (vgl. § 38 Abs. 3 VgV). Sofern die Vorinformation sämtliche dafür notwendigen Angaben enthält, darf die Vergabestelle sogar von einer Auftragsbekanntmachung gänzlich absehen (vgl. § 38 Abs. 4 VgV).

Wie Vergabestellen die Vorinformation nutzen

In der Regel müssen europaweite Ausschreibungen via TED (Tenders Electronic Daily) europaweit veröffentlicht und allen Bietern eine Mindestfrist von 35 Tagen zur Erstellung eines Angebotes eingeräumt werden. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Alternativ ist es den Vergabestellen erlaubt, den Markt mittels einer Vorinformation über die Absicht einer öffentlichen Vergabe zu informieren.

In diesem Fall kann jede Vergabestelle, außer die der obersten Bundesbehörden, auf die Veröffentlichung einer förmlichen Bekanntmachung verzichten, sofern es sich nachfolgend um ein Nicht Offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren handelt.

Die Erfüllung der Veröffentlichungspflicht erfolgt dann über die Vorinformation. Diese muss analog zur Bekanntmachung mindestens 35 Tage (und maximal zwölf Monate) öffentlich bekannt gemacht werden und zugänglich sein, bevor die eigentliche Auftragsbekanntmachung versendet wird.

Kein Zwang zur Veröffentlichung der Vergabeunterlagen

Der große Unterschied liegt darin, dass im Falle der Vorinformation die Verpflichtung zur Veröffentlichung der Vergabeunterlagen wegfällt. Das Verfahren läuft so ab, dass potenzielle Auftragnehmer in der Vorinformation aufgefordert werden, ihr Interesse an der Ausschreibung zu bekunden.

Nur die Unternehmen, die innerhalb einer Mindestfrist von 30 Tagen auf diese Vorinformation reagieren und ihr Interesse an der Ausschreibung bekunden, werden anschließend zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert und erhalten Zugang zur Leistungsbeschreibung. Die Vergabestelle kann lediglich dann Unternehmen, die ihr Interesse bekunden, vom weiteren Verfahren ausschließen, wenn bei der Einreichung der Interessensbekundung formale Fehler gemacht wurden (§ 57 Abs. 2 VgV). Eine förmliche Bekanntmachung der Ausschreibung erfolgt dann nicht mehr.

Den Vergabestellen kommt dieses Vorgehen entgegen. Nur wenige ausgewählte Unternehmensvertreter sehen die vollständigen Vergabeunterlagen noch ein. Ein breiterer Kreis, dem mögliche Vergaberechtsverstöße auffallen, entfällt.

Des Weiteren hat die Vergabestelle mit der Wahl der Vorinformation den Vorteil, dass sie die Frist des eigentlichen Vergabeverfahrens verkürzen kann: Hält sie sich an alle formalen Voraussetzungen, kann sie die Angebotsfrist auf 15 Tage für den Eingang von Angeboten im Offenen Verfahren verkürzen, bei Nicht Offenen und Teilnahmeverfahren sind es sogar zehn Tage.

Das heißt, Bieter haben nach Zugriff auf die Vergabeunterlagen lediglich zehn bis 15 Tage Zeit, um ein Angebot einzureichen.

Die Anzahl der Vorinformationen im Jahr 2016 ist stark gestiegen

Verzicht auf Bekanntmachung und Fristverkürzung sind an Bedingungen gekoppelt

Die Vergabestelle kann jedoch nicht so frei handeln, wie es auf den ersten Blick wirken mag. Sie muss immer eine förmliche Bekanntmachung publizieren bei Wahl des Offenen Verfahrens. Hier kann die Vergabestelle durch die Vorinformation lediglich die Angebotsfrist auf 15 Tage verkürzen. Wählt sie das Nicht Offene Verfahren oder das Verhandlungsverfahren mit der Absicht, eine förmliche Bekanntmachung zu vermeiden, muss die Vergabestelle in der Vorinformation

• die auszuschreibende Leistung benennen,
• die Bieter zur Bekundung ihres Interesses auffordern und
• anzeigen, dass auf die Vorinformation keine Bekanntmachung mehr erfolgt.

Nur wenn diese zusätzlichen Informationen in der Vorinformation enthalten sind, ist das Vorgehen der Behörde rechtmäßig. Sind diese Angaben nicht vollständig hinterlegt, kann die Vergabestelle weder von verkürzten Fristen noch vom eingeschränkten Zugriff auf die Vergabeunterlagen profitieren. Außerdem muss sie anschließend noch alle interessierten Unternehmen auffordern, das Interesse an der Ausschreibung erneut zu bestätigen. Mit dieser Aufforderung wir der Teilnahmewettbewerb oder das Verhandlungsverfahren förmlich eröffnet.

Bieter müssen dann innerhalb von 30 Tagen bestätigen, dass sie weiterhin Interesse an der Ausschreibung haben.

Die Empfehlung: Nehmen Sie in Zukunft auch die Vorinformationen beim Screening von Vergabeinformationen auf bzw. suchen Sie in entsprechenden Vergabeplattformen gezielt danach. Bekunden Sie zeitnah Ihr Interesse an der Teilnahme zur Ausschreibung und fassen Sie aktiv nach, wenn Sie nicht innerhalb von zehn Tagen eine Aufforderung zur Interessensbestätigung bekommen.

Reichen Sie Ihre Bestätigung des Interesses innerhalb von 30 Tagen inklusive der geforderten Unterlagen und Nachweise ein. Prüfen Sie bei verkürzten Fristen, ob die Vergabestelle alle formalen Anforderungen eingehalten hat und fordern Sie sie gegebenenfalls auf, das Verfahren zu ändern oder die Pflichtverletzungen unter Angabe neuer, passender Fristen zu heilen – schließlich benötigen Sie ausreichend Zeit haben, um sich optimal an dem Vergabeverfahren beteiligen zu können.

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