WANN BIETERFRAGE, WANN RÜGE? UNSERE TIPPS FÜR BIETER
Im ersten Schritt der Bieterkommunikation: Die Bieterfrage
In aller Regel sollten Sie die Vergabestelle im Rahmen einer Bieterfrage zuerst auf einen von Ihnen entdeckten Vergaberechtsverstoß hinweisen. Denn Sie wissen nicht, ob die Vertreter der öffentlichen Hand wissentlich einen Fehler begangen haben.
Die Mehrheit der Vergabestellen sind dankbar für Hinweise zu Verstößen - bspw. gegen die Produktneutralität, weil sie oftmals durch fehlende Marktkenntnisse nicht wissen können, dass sie ein Alleinstellungsmerkmal eines Herstellers in ihre Unterlagen aufgenommen haben.
Im zweiten Schritt der Bieterkommunikation: Die Rüge
Sie sollten nur ohne vorherige Bieterfrage zur Rüge greifen, wenn Sie der Vergabestelle das Leben erschweren möchten. Denn der Ansatz ist wenig konstruktiv und sollte nur verfolgt werden, wenn Sie davon ausgehen, dass der Vergabestelle nicht anders beizukommen ist.
Ebenso wäre der direkte Griff zur Rüge überlegenswert, wenn die Vergabestelle sehr enge Fristen für die Angebotsabgabe setzt. Hier ist es zwar bisweilen auch angebracht, die Rüge als letzte Eskalationsstufe zu sehen. Jedoch nützt Zurückhaltung nichts, wenn Sie ab Veröffentlichung vielleicht nur 14 Tage Zeit haben und die Gefahr groß ist, dass Sie erst kurz vor Ablauf der Angebotsfrist eine negative Antwort erhalten.
In der Regel ist es dann die Fristsetzung selbst, die Sie rügen sollten, um mehr Zeit für die Angebotserstellung zu gewinnen. Beachten Sie auch, dass Sie nach dem neuen Vergaberecht bei europaweiten Ausschreibungen innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntwerden des Verstoßes rügen müssen, also in der Regel spätestens am zehnten Tag, nachdem die Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind.
Unser Tipp: Das eigene Ziel im Auge behalten
Fragen Sie sich im Vorfeld der Kommunikationsaufnahme immer, was Sie erreichen wollen:
- Handelt es sich um ein einziges Kriterium, welches Ihren Interessen zuwider läuft, während Sie Ihre Chancen ansonsten als gut einschätzen?
- Oder wissen Sie, dass die Vergabestelle stets einen Mitbewerbenden bevorzugt, und wollen das „Kartell“ aufbrechen, um später bessere Chancen zu haben?
- Scheint der Vergabestelle anhand der Vergabeunterlagen Fachwissen zu fehlen und benötigt sie eher Hilfe als Druck?
- Fallen Ihnen Punkte in der Leistungsbeschreibung auf, die Ihnen fehlen, weil Sie einen Vorteil daraus schöpfen könnten?
- Ist die Ausschreibung interessant für Sie, aber nicht zum jetzigen Zeitpunkt?
Je nachdem, wie Sie diese Fragen für sich beantworten, sollten Sie zur Bieterfrage und gegebenenfalls in der nächsten Eskalationsstufe zur Rüge greifen. Mit der Rüge sollten Sie aber vorsichtig sein, denn die Vergabestelle wird mit großer Wahrscheinlichkeit auch zukünftig für Sie interessante Projekte ausschreiben.
Eine mögliche Matrix als Basis für Ihre Entscheidung
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